Mamak'taki KOBİ'ler için doküman yönetim sistemi

01KOBİ'nin gerçek ihtiyacı: küçük başlamak

İlk sürüm tek bir sorunu çözmelidir: kaybolan siparişler, takip edilemeyen tahsilatlar veya elle hazırlanan raporlar gibi.

• sürüm takibi
• yetki
• etiket

02Aşamalı yol haritası

1. İlk sürüm (MVP): en çok zaman kaybettiren iş
2. Kullanıcı geri bildirimiyle düzeltmeler
3. İkinci modül: rapor veya entegrasyon
4. Mobil erişim ve bildirimler
5. Büyüme: yeni şube, yeni rol, yeni kanal

03Doküman yönetim sistemi hangi ihtiyaca cevap verir?

Rapor hazırlamak saatler aldığında

Dağınık veri tek veritabanında toplanır; raporlar istenen sıklıkla otomatik üretilir.

Sürüm takibi gerektiğinde

Sürüm takibi, doküman yönetim sistemi projesinde kapsamın başında konuşulan başlıklardandır; analizde kimin kullanacağı ve nasıl çalışacağı netleştirilir.

04Bütçeyi koruyan tercihler

• Bulut barındırmayla donanım yatırımını ertelemek
• Mevcut muhasebe programını değiştirmeden entegrasyonla bağlamak
• Raporları önce temel düzeyde kurup kullanıldıkça zenginleştirmek
• Hazır servisleri (ödeme, e-posta, harita) baştan yazmak yerine kullanmak

05Destek ve hibe notu

KOSGEB ve benzeri kurumların dijitalleşme destek programları dönemsel olarak açılır; güncel çağrıları ilgili kurumdan kontrol edin.

06Mamak'ta KOBİ'lerle çalışma düzeni

Mamak'ın PTT verisindeki 64 yerleşim kaydı 8 farklı posta koduna dağılır. Birden fazla ilçede ekibi veya şubesi olan işletmelerde doküman yönetim sistemi için kullanıcı rolleri, şube bazlı görünürlük ve merkezi raporlar birlikte planlanır.

Mamak'ta bulunan bir işletmeyle çalışırken toplantılar görüntülü yapılır, her aşama test ortamında paylaşılır ve geri bildirimler ortak panoda toplanır; yerinde bulunmak gereken kurulum ve eğitim adımları ayrıca planlanır.

Aynı ildeki Bala, Çubuk ve Güdül ilçeleri için de doküman yönetim sistemi talepleri değerlendirilir; toplantılar uzaktan yapılır.

07Kapsamı ve maliyeti etkileyenler

• entegrasyonlar
• mobil erişim
• veri aktarımı
• barındırma (bulut/şirket içi)

08Hangi durumlarda gündeme gelir?

Sürüm takibi gerektiğinde

Sürüm takibi, doküman yönetim sistemi projesinde kapsamın başında konuşulan başlıklardandır; analizde kimin kullanacağı ve nasıl çalışacağı netleştirilir.

Kim neyi değiştirdi bilinmediğinde

İşlem geçmişi ve onay adımları kayıt altına alınır; hata kaynağı izlenebilir hale gelir.

09Örnek: küçük ölçekli başlangıç

SSSSık sorulan sorular

→İlgili sayfalar

Bu sayfada geçen kavramlar

• sürüm takibi
• etiket
• tam metin arama
• iş akışı
• onay süreci
• Excel'den geçiş
• rol ve yetki
• web tabanlı
• Ankara
• Mamak