Biga'da doküman yönetim sistemi yaptırmak

01Doküman yönetim sistemi nedir, kimler için uygun?

Doküman yönetim sistemi projelerinde ihtiyaca göre şu özellikler bir araya getirilir:

• yetki
• sürüm takibi
• etiket
• tam metin arama

Doküman yönetim sistemi ile birlikte sık planlanan işler arasında süreç yönetimi ve iş akışı, dijital onay sistemi ve iş emri takip sistemi bulunur.

02Hangi durumlarda doküman yönetim sistemi yaptırılır?

Kim neyi değiştirdi bilinmediğinde

İşlem geçmişi ve onay adımları kayıt altına alınır; hata kaynağı izlenebilir hale gelir.

Sürüm takibi gerektiğinde

Sürüm takibi, doküman yönetim sistemi projesinde kapsamın başında konuşulan başlıklardandır; analizde kimin kullanacağı ve nasıl çalışacağı netleştirilir.

Rapor hazırlamak saatler aldığında

Dağınık veri tek veritabanında toplanır; raporlar istenen sıklıkla otomatik üretilir.

03Sık karşılaşılan durumlar

04Biga için uzaktan ve yerinde çalışma

Biga, Çanakkale iline bağlı bir ilçedir ve PTT adres verisine göre 136 mahalle ve köy kaydından oluşur. Bu kayıtlardan 1 tanesi organize sanayi veya serbest bölge kaydıdır. Biga'da PTT verisine göre 1 OSB/SB kaydı bulunur; üretim ve tedarik zinciriyle çalışan işletmelerde doküman yönetim sistemi için B2B süreçler ve mevcut programlarla entegrasyon ayrıca konuşulur.

Biga'da bulunan bir işletmeyle çalışırken toplantılar görüntülü yapılır, her aşama test ortamında paylaşılır ve geri bildirimler ortak panoda toplanır; yerinde bulunmak gereken kurulum ve eğitim adımları ayrıca planlanır.

Aynı ildeki Eceabat, Lapseki ve Çanakkale Ayvacık ilçeleri için de doküman yönetim sistemi talepleri değerlendirilir; toplantılar uzaktan yapılır.

05İlk görüşmeden yayına

1. İlk görüşme: Kısa bir görüşmede ne yapmak istediğinizi, bugün nasıl çalıştığınızı ve öncelikli sorunu konuşuruz.
2. Analiz: Ekranlar, raporlar ve entegrasyonlar için gerçek örnekler üzerinden ihtiyaç listesi çıkarılır.
3. Kapsam ve yazılı teklif: Hangi işin hangi aşamada teslim edileceği ve neyin kapsam dışı olduğu teklifte açıkça yazılır.
4. Tasarım ve prototip: Tıklanabilir bir prototiple kullanıcı yolculuğu baştan sona denenir.
5. Geliştirme ve test: Her teslimde çalışan bir sürüm test ortamında paylaşılır; hatalar canlıya çıkmadan giderilir.
6. Yayın, veri aktarımı ve eğitim: Mevcut veriler aktarılır, sistem yayına alınır ve kullanıcılara eğitim verilir.
7. Bakım ve destek: Yayın sonrası izleme, güncelleme ve geliştirme talepleri bakım planıyla sürdürülür.

06Örnek kapsam hesabı

07Çalışma düzenimiz

Projeler tasarım, yazılım geliştirme, test ve yayın adımlarını kapsayan bir ekiple yürütülür. Sürüm kontrolü (Git), otomatik testler (Playwright), konteyner tabanlı yayın (Docker), sürekli entegrasyon ve izleme araçları standart çalışma düzenimizin parçasıdır.

• Ölçülebilir hedefler konur: arama ve WhatsApp tıklaması, form talebi, işlem süresi.
• Kapsam ve teslim kriterleri yazılı olur.
• Alan adı ve sunucu hesapları işletme adına açılır.

Türkiye'nin 81 ilindeki işletmelerle uzaktan çalışıyoruz; Çanakkale de bunlardan biri.

08Hangi durumlarda profesyonel destek gerekir?

Doküman yönetim sistemi işlerinde bazı durumlar plansız ilerlerse sonradan pahalıya mal olur:

• Aynı Excel'i birden çok kişi bozuyor: çok kullanıcılı yapı yok.
• Kim neyi değiştirdi bilinmiyor: log yok.
• Kişisel veya finansal verinin işlendiği akışlar
• Birden fazla sistemle entegrasyon gerektiren işler

SSSSık sorulan sorular

→İlgili sayfalar

Bu sayfada geçen kavramlar

• sürüm takibi
• etiket
• tam metin arama
• iş akışı
• onay süreci
• Excel'den geçiş
• raporlama
• web tabanlı
• log
• Çanakkale
• Biga