PDF ve taranmış belgelerden veri çıkarıp sisteme aktarma.
01Olmazsa olmaz özellikler
- alan çıkarma
- doğrulama ekranı
- aktarım
02İhtiyaca göre eklenen modüller
Tam otomatik akış
Tam otomatik akış, ihtiyaç netleştiğinde belge işleme otomasyonu içine ayrı bir modül olarak eklenebilir; ilk sürümde zorunlu değildir.
Doğrulama ekranı
Doğrulama ekranı için kimin kullanacağı ve hangi veriye ihtiyaç duyulacağı analizde belirlenir.
Şirket içi model kurulumu
Bu modül, iş akışınız gerektiriyorsa kapsamın başında konuşulur; aksi halde sonraki sürüm planına bırakılabilir.
Kaynak gösteren cevaplar
Kaynak gösteren cevaplar, ihtiyaç netleştiğinde belge işleme otomasyonu içine ayrı bir modül olarak eklenebilir; ilk sürümde zorunlu değildir.
03Belge işleme otomasyonu planlarken bilinmesi gerekenler
- RAG sistemlerinde belge kalitesi ve güncelliği cevap kalitesini belirler.
- Önce süreç ölçülür: işin adedi ve kişi başı süresi; otomasyonun faydası buradan görünür.
- Yapay zekâ çıktısı doğrulama adımıyla tasarlanır (insan onayı, güven eşiği).
04Sık karşılaşılan durumlar
| Durum | Olası neden | Çözüm |
|---|---|---|
| Otomasyon kırılgan | Ekran tıklamasına dayalı | API/entegrasyon öncelikli tasarım |
| Belgeler elle yazılıyor | OCR yok | Belge okuma ve doğrulama ekranı |
| Chatbot yanlış bilgi veriyor | Kaynak belge yok/eski | RAG ve kaynak gösterme |
05Kullanıcı rolleri ve yetkiler
| Rol | Görebilir | Yapabilir |
|---|---|---|
| Yönetici | Tüm birimler | Onay ve yetki |
| Birim sorumlusu | Kendi birimi | Onay, atama, rapor |
| Kullanıcı | Kendi kayıtları | Giriş ve takip |
| Denetçi | Salt okunur raporlar | Dışa aktarım |
06Raporlar ve mobil kullanım
Raporlar ilk günden çok sayıda olmamalı; yöneticinin her hafta baktığı birkaç temel rapor kurulur, kullanıldıkça zenginleştirilir.
Telefon ve tablette kullanılacak ekranlar sadeleştirilir; en sık yapılan işlem tek dokunuşla erişilebilir olur.
07Sektöre göre özellik önerileri
- Muhasebe ve finans: Belge işleme otomasyonu, muhasebe ve finans için iş akışına göre uyarlanır.
- İnsan kaynakları: İzin, özlük ve belge takibi tek kartta toplanır.
- Müşteri hizmetleri: Belge işleme otomasyonu, müşteri hizmetleri için iş akışına göre uyarlanır.
- Satış ve pazarlama: Belge işleme otomasyonu, satış ve pazarlama için iş akışına göre uyarlanır.
08Eskişehir için özellik planı
İç Anadolu Bölgesi illerinden Eskişehir (plaka 26), PTT adres verisinde 14 ilçe ve 542 yerleşim kaydıyla yer alır. Eskişehir büyükşehir belediyesi olan 30 ilden biridir. Büyükşehirlerde merkez ve şube yapısıyla çalışan işletmeler için belge işleme otomasyonu tasarımında merkez-şube yetki yapısı ve birleşik raporlama öne çıkar.
Yazılım projelerinde analiz, tasarım ve geliştirme çoğunlukla uzaktan, görüntülü toplantılarla yürür; Eskişehir'deki işletmelerle ekran paylaşımlı demolar ve ortak bir proje panosu üzerinden çalışılır. Donanım kurulumu, saha keşfi veya kullanıcı eğitimi gereken işlerde yerinde çalışma planlanır.
Aynı bölgedeki Ankara, Kırıkkale ve Sivas illeri için de belge işleme otomasyonu projeleri aynı düzenle yürütülür.
Belge işleme otomasyonunu planlıyorsanız 0540 003 19 81 numarasını arayın veya WhatsApp'tan ihtiyacınızı birkaç cümleyle yazın; teklif formunu da doldurabilirsiniz.
SSSSık sorulan sorular
Hangi özellik ilk sürümde olmalı?
Her gün kullanılacak ve en çok zaman kazandıracak özellikler ilk sürümde olmalıdır; diğerleri kullanım verisine göre eklenir.
Kullanıcı rolleri nasıl belirlenir?
Kimin neyi göreceği, kimin neyi onaylayacağı mevcut iş akışından çıkarılır ve bir yetki matrisiyle belgelenir.
Eskişehir'den yazıyorum; toplantılar nasıl yapılıyor?
Analiz, tasarım ve geliştirme çoğunlukla uzaktan, görüntülü toplantılarla yürür; donanım kurulumu, saha keşfi veya kullanıcı eğitimi gereken işlerde yerinde çalışma planlanır.
Özellik listesini nasıl hazırlamalıyım?
Bugün nasıl çalıştığınızı, en çok zaman alan işi ve olmazsa iş yapılamayacak adımları yazmanız yeterli; teknik listeyi analizde birlikte çıkarırız.
Belge işleme otomasyonu için hangi bilgiler hazırlanmalı?
Mevcut sürecin kısa anlatımı, kullanılan dosya ve program örnekleri, kullanıcı sayısı ve alan çıkarma gibi beklentiler ilk görüşme için yeterlidir; kapsam analizde netleşir.
Eskişehir dışındaki işletmelere de hizmet veriyor musunuz?
Askadar Yazılım 81 ilde uzaktan çalışır; Eskişehir de bunlardan biridir. Yerinde iş gerektiğinde ziyaret planlanır.
Belge işleme otomasyonu sonradan genişletilebilir mi?
Evet. Doğrulama ekranı gibi özellikler ilk sürümde olmasa da modüler yapı sayesinde sürüm planıyla eklenebilir.
Verilerimiz model sağlayıcıya gider mi?
Kullanılan yönteme bağlıdır. API tabanlı kullanımda veri işleme koşulları sağlayıcının sözleşmesine tabidir; verinin dışarı çıkmaması gerekiyorsa şirket içi model kurulumu değerlendirilir. Kişisel veri varsa KVKK aktarım şartları birlikte ele alınır.
→İlgili sayfalar
Belge İşleme Otomasyonu hakkında diğer konular
- Belge işleme otomasyonu firmasıFirma seçerken bakılacaklar
- Belge işleme otomasyonu: hazır paket mi özel yazılım mı?Hazır çözüm ile özel geliştirmenin farkı
- Belge işleme otomasyonu entegrasyonlarıBağlanabilecek sistemler
- Belge işleme otomasyonu KOBİ'ler içinKüçük ve orta işletmeler için yol haritası
- Belge işleme otomasyonu geliştirme süreciAnalizden yayına aşamalar
Eskişehir'de ilgili hizmetler
İç Anadolu Bölgesi'ndeki diğer iller
Eskişehir ilçelerinde belge işleme otomasyonu özellikleri ve modülleri
Bu sayfada geçen kavramlar
- alan çıkarma
- doğrulama ekranı
- aktarım
- KVKK
- OCR
- iş akışı
- embedding
- vektör veritabanı
- chatbot
- Eskişehir