Hanönü'nde doküman yönetim sistemi yaptırmak

01Doküman yönetim sistemi ile neler yapılır?

Her işletmenin ihtiyacı farklıdır; yine de çoğu doküman yönetim sistemi projesinde şu başlıklar konuşulur:

• sürüm takibi
• tam metin arama
• yetki
• etiket

Doküman yönetim sistemi ile birlikte sık planlanan işler arasında süreç yönetimi ve iş akışı, dijital onay sistemi ve iş emri takip sistemi bulunur.

02Hangi durumlarda doküman yönetim sistemi yaptırılır?

Rapor hazırlamak saatler aldığında

Dağınık veri tek veritabanında toplanır; raporlar istenen sıklıkla otomatik üretilir.

Kim neyi değiştirdi bilinmediğinde

İşlem geçmişi ve onay adımları kayıt altına alınır; hata kaynağı izlenebilir hale gelir.

Ekip büyüdüğünde

Yeni kullanıcılar ve şubeler rol bazlı yetkiyle sisteme eklenir; herkes yalnız işine gereken veriyi görür.

03Doküman yönetim sistemi planlarken bilinmesi gerekenler

• Kaynak kodun ve verinin kime ait olacağı, barındırma ve yedekleme sözleşmede yazılır.
• İşe mevcut süreç ve Excel dosyalarının incelenmesiyle başlanır.
• Veri aktarımı (eski Excel/program verisi) ayrı iş kalemi olarak planlanır.

04Hanönü için uzaktan ve yerinde çalışma

Hanönü'nün PTT verisindeki 134 yerleşim kaydı 2 farklı posta koduna dağılır.

Hanönü'nde bulunan bir işletmeyle çalışırken toplantılar görüntülü yapılır, her aşama test ortamında paylaşılır ve geri bildirimler ortak panoda toplanır; yerinde bulunmak gereken kurulum ve eğitim adımları ayrıca planlanır.

Aynı ildeki Taşköprü, Şenpazar ve Abana ilçeleri için de doküman yönetim sistemi talepleri değerlendirilir; toplantılar uzaktan yapılır.

05Proje nasıl ilerler?

1. İlk görüşme: Telefon, WhatsApp veya form üzerinden ihtiyacınızı ve mevcut durumu dinleriz.
2. Analiz: Ekranlar, raporlar ve entegrasyonlar için gerçek örnekler üzerinden ihtiyaç listesi çıkarılır.
3. Kapsam ve yazılı teklif: Hangi işin hangi aşamada teslim edileceği ve neyin kapsam dışı olduğu teklifte açıkça yazılır.
4. Tasarım ve prototip: Ekran akışları ve tasarımlar hazırlanır, onayınızdan sonra geliştirmeye geçilir.
5. Geliştirme ve test: Kod sürüm kontrolüyle yönetilir, kritik akışlar otomatik testlerle korunur.
6. Yayın, veri aktarımı ve eğitim: Canlıya geçiş planlı bir zamanda yapılır; ilk günlerde kullanım yakından izlenir.
7. Bakım ve destek: Yeni ihtiyaçlar sürüm planına alınır; sistem kullanıldıkça geliştirilir.

06Rakamlarla örnek bir senaryo

07Ekip ve çalışma biçimimiz

Tasarım, geliştirme, test ve yayın adımları aynı ekip içinde yürür. Kod Git ile sürümlenir, kritik akışlar Playwright testleriyle korunur, yayın Docker konteynerleriyle tekrarlanabilir biçimde yapılır.

• Kaynak kod ve veri işletmeye teslim edilir.
• Alan adı ve sunucu hesapları işletme adına açılır.
• Her değişiklik önce test ortamında denenir.

Türkiye'nin 81 ilindeki işletmelerle uzaktan çalışıyoruz: görüntülü toplantı, ekran paylaşımlı demo ve ortak proje panosu. Donanım kurulumu, depo barkod sistemi kurulumu, saha keşfi veya kullanıcı eğitimi gereken işlerde yerinde çalışma planlanır.

08Uzman desteği ne zaman şart olur?

Doküman yönetim sistemi işlerinde bazı durumlar plansız ilerlerse sonradan pahalıya mal olur:

• Aynı Excel'i birden çok kişi bozuyor: çok kullanıcılı yapı yok.
• Rapor hazırlamak günler sürüyor: veri dağınık.
• Kişisel veya finansal verinin işlendiği akışlar
• Birden fazla sistemle entegrasyon gerektiren işler

SSSSık sorulan sorular

→İlgili sayfalar

Bu sayfada geçen kavramlar

• sürüm takibi
• etiket
• tam metin arama
• iş akışı
• onay süreci
• Excel'den geçiş
• web tabanlı
• log
• MVP
• Kastamonu
• Hanönü