Doküman yönetim sistemi: olması gereken özellikler ve modüller (Güneysınır)

01Olmazsa olmaz özellikler

• sürüm takibi
• etiket
• tam metin arama
• yetki

02İhtiyaca göre eklenen modüller

Rol ve yetki yapısı

Bu modül, iş akışınız gerektiriyorsa kapsamın başında konuşulur; aksi halde sonraki sürüm planına bırakılabilir.

API ile dış sistem bağı

Bu modül, iş akışınız gerektiriyorsa kapsamın başında konuşulur; aksi halde sonraki sürüm planına bırakılabilir.

Web tabanlı (tarayıcıdan erişim)

Web tabanlı (tarayıcıdan erişim), ihtiyaç netleştiğinde doküman yönetim sistemi içine ayrı bir modül olarak eklenebilir; ilk sürümde zorunlu değildir.

Onay akışları

Onay akışları için kimin kullanacağı ve hangi veriye ihtiyaç duyulacağı analizde belirlenir.

03Doküman yönetim sistemi planlarken bilinmesi gerekenler

• Kaynak kodun ve verinin kime ait olacağı, barındırma ve yedekleme sözleşmede yazılır.
• İşe mevcut süreç ve Excel dosyalarının incelenmesiyle başlanır.
• Veri aktarımı (eski Excel/program verisi) ayrı iş kalemi olarak planlanır.

04Sık karşılaşılan durumlar

05Kullanıcı rolleri ve yetkiler

06Raporlar ve mobil kullanım

Raporlar ilk günden çok sayıda olmamalı; yöneticinin her hafta baktığı birkaç temel rapor kurulur, kullanıldıkça zenginleştirilir.

Arayüz mobil uyumlu tasarlanır; sahada veya yolda olan kullanıcılar tarayıcıdan aynı ekranlara erişir. Kamera, barkod veya çevrimdışı kullanım gerekiyorsa mobil uygulama değerlendirilir.

07Sektöre göre özellik önerileri

• Üretim işletmeleri: İş emri ve stok bağı, üretim ile satın almayı aynı veriye bağlar.
• Finans ve muhasebe birimleri: Onay akışı ve aktarım, masraf ve tahsilat kayıtlarını hızlandırır.
• Satış ekipleri: Fırsat hattı ve hatırlatmalar, takipsiz kalan teklifleri azaltır.
• İnsan kaynakları: İzin, özlük ve belge takibi tek kartta toplanır.

08Güneysınır için özellik planı

PTT kayıtlarında Güneysınır ilçesine bağlı 18 yerleşim bulunur. Birden fazla ilçede ekibi veya şubesi olan işletmelerde doküman yönetim sistemi için kullanıcı rolleri, şube bazlı görünürlük ve merkezi raporlar birlikte planlanır.

Yazılım projelerinde analiz, tasarım ve geliştirme çoğunlukla uzaktan, görüntülü toplantılarla yürür; Güneysınır'daki işletmelerle ekran paylaşımlı demolar ve ortak bir proje panosu üzerinden çalışılır. Donanım kurulumu, saha keşfi veya kullanıcı eğitimi gereken işlerde yerinde çalışma planlanır.

Konya genelinde Yalıhüyük, Bozkır ve Halkapınar gibi diğer ilçelerdeki işletmelerle de aynı uzaktan çalışma düzeniyle ilerlenir.

SSSSık sorulan sorular

→İlgili sayfalar

Bu sayfada geçen kavramlar

• sürüm takibi
• etiket
• tam metin arama
• iş akışı
• onay süreci
• Excel'den geçiş
• rol ve yetki
• bulut
• Konya
• Güneysınır