Dijital onay sistemi: olması gereken özellikler ve modüller (Simav)

01Olmazsa olmaz özellikler

• çok seviyeli onay
• vekâlet
• bildirim

02İhtiyaca göre eklenen modüller

Rol ve yetki yapısı

Rol ve yetki yapısı, ihtiyaç netleştiğinde dijital onay sistemi içine ayrı bir modül olarak eklenebilir; ilk sürümde zorunlu değildir.

Web tabanlı (tarayıcıdan erişim)

Bu modül, iş akışınız gerektiriyorsa kapsamın başında konuşulur; aksi halde sonraki sürüm planına bırakılabilir.

API ile dış sistem bağı

Bu modül, iş akışınız gerektiriyorsa kapsamın başında konuşulur; aksi halde sonraki sürüm planına bırakılabilir.

Onay akışları

Onay akışları için kimin kullanacağı ve hangi veriye ihtiyaç duyulacağı analizde belirlenir.

03Dijital onay sistemi planlarken bilinmesi gerekenler

• İlk sürüm (MVP) en çok zaman kaybettiren işi çözmeye odaklanır; sonra modül modül genişler.
• KVKK: kişisel veri işlenecekse erişim yetkisi, loglama ve saklama süresi planlanır.
• İşe mevcut süreç ve Excel dosyalarının incelenmesiyle başlanır.

04Sık karşılaşılan durumlar

05Kullanıcı rolleri ve yetkiler

06Raporlar ve mobil kullanım

Raporlar ilk günden çok sayıda olmamalı; yöneticinin her hafta baktığı birkaç temel rapor kurulur, kullanıldıkça zenginleştirilir.

Arayüz mobil uyumlu tasarlanır; sahada veya yolda olan kullanıcılar tarayıcıdan aynı ekranlara erişir. Kamera, barkod veya çevrimdışı kullanım gerekiyorsa mobil uygulama değerlendirilir.

07Sektöre göre özellik önerileri

• Hizmet firmaları: İş takibi ve teklif-sipariş zinciri, ekibin aynı listeye bakmasını sağlar.
• Proje bazlı çalışan firmalar: Proje bazlı maliyet ve görev takibi kârlılığı görünür kılar.
• Finans ve muhasebe birimleri: Onay akışı ve aktarım, masraf ve tahsilat kayıtlarını hızlandırır.
• İnsan kaynakları: İzin, özlük ve belge takibi tek kartta toplanır.

08Simav için özellik planı

Simav, Kütahya iline bağlı bir ilçedir ve PTT adres verisine göre 150 mahalle ve köy kaydından oluşur.

Simav'da bulunan bir işletmeyle çalışırken toplantılar görüntülü yapılır, her aşama test ortamında paylaşılır ve geri bildirimler ortak panoda toplanır; yerinde bulunmak gereken kurulum ve eğitim adımları ayrıca planlanır.

Aynı ildeki Aslanapa, Tavşanlı ve Dumlupınar ilçeleri için de dijital onay sistemi talepleri değerlendirilir; toplantılar uzaktan yapılır.

SSSSık sorulan sorular

→İlgili sayfalar

Bu sayfada geçen kavramlar

• çok seviyeli onay
• vekâlet
• bildirim
• iş akışı
• raporlama
• Excel'den geçiş
• web tabanlı
• log
• veritabanı
• onay süreci
• Kütahya
• Simav