Doküman Yönetim Sistemi: Hazır mı, Özel mi?

01Hazır paketin uygun olduğu durumlar

Süreçleriniz sektördeki genel uygulamayla aynıysa
Kullanıcı sayısı az ve hızlı başlamak önemliyse
Aylık lisans/abonelik modeli bütçeye uygunsa
Özel entegrasyon ihtiyacı sınırlıysa

02Özel yazılımın uygun olduğu durumlar

İşinize özgü kurallar doküman yönetim sistemi içinde birebir işlenmeliyse
Birden fazla sistemle derin entegrasyon gerekiyorsa
Kullanıcı ve veri hacmi büyüyecekse
Kaynak kodun ve verinin tamamen sizde olması isteniyorsa

03Doküman yönetim sistemi planlarken bilinmesi gerekenler

KVKK: kişisel veri işlenecekse erişim yetkisi, loglama ve saklama süresi planlanır.
Veri aktarımı (eski Excel/program verisi) ayrı iş kalemi olarak planlanır.
İlk sürüm (MVP) en çok zaman kaybettiren işi çözmeye odaklanır; sonra modül modül genişler.

04Geyve'de doküman yönetim sistemi

Geyve, Sakarya iline bağlı bir ilçedir ve PTT adres verisine göre 73 mahalleden oluşur. Birden fazla ilçede ekibi veya şubesi olan işletmelerde doküman yönetim sistemi için kullanıcı rolleri, şube bazlı görünürlük ve merkezi raporlar birlikte planlanır.

Mesafe yazılım işinin önünde engel değildir: Geyve'deki ekiplerle görüntülü görüşme, ekran paylaşımı ve test ortamı bağlantısıyla çalışılır; cihaz kurulumu veya saha keşfi gerekirse yerinde ziyaret planlanır.

Sakarya genelinde Kaynarca, Söğütlü ve Akyazı gibi diğer ilçelerdeki işletmelerle de aynı uzaktan çalışma düzeniyle ilerlenir.

Doküman yönetim sistemini planlıyorsanız 0540 003 19 81 numarasını arayın veya WhatsApp'tan ihtiyacınızı birkaç cümleyle yazın; teklif formunu da doldurabilirsiniz.

Hemen ara WhatsApp Teklif formu

05Karşılaştırma

Ölçüt	Hazır paket	Özel yazılım
Lisans	Kullanıcı/abonelik bazlı	Genellikle lisans yok; barındırma ve bakım var
İş akışına uyum	Paketin sunduğu kadar	Birebir
Sahiplik	Ürün sağlayıcıda	Kaynak kod ve veri işletmede (sözleşmeyle)
Entegrasyon	Sağlayıcının sunduğu ölçüde	İhtiyaca göre
Ölçek	Paketin sınırları içinde	Mimariye bağlı, büyütülebilir

06Hibrit yol: hazır + özel modül

Çoğu işletme için en dengeli yol, hazır bir ürünün üzerine özel modül veya entegrasyon eklemektir. Böylece standart işler hazır üründe kalır, işletmeye özgü kısım özel geliştirilir.

07Karar soruları

Bugünkü süreçte hazır programların karşılamadığı adım hangisi?
Kaç kullanıcı, kaç şube olacak; üç yıl içinde ne değişir?
Hangi sistemlerle veri alışverişi şart?
Kaynak kod ve veri sahipliği sizin için ne kadar önemli?
Toplam maliyeti (lisans, bakım, geliştirme) birkaç yıllık düşündünüz mü?

SSSSık sorulan sorular

Toplam maliyet nasıl karşılaştırılır?

Lisans, uyarlama, entegrasyon ve bakım giderlerinin birkaç yıllık toplamı karşılaştırılır.

Hazır paketi özelleştirmek mümkün mü?

Paketin sunduğu ölçüde mümkündür; sınıra gelindiğinde özel modül veya entegrasyonla çözüm aranır.

Sakarya dışındaki işletmelere de hizmet veriyor musunuz?

Hayır, Türkiye'nin her ilindeki işletmelerle çalışıyoruz; Marmara Bölgesi dahil tüm bölgelerde süreç aynı düzenle yürür.

Özel yazılımda kaynak kod bize mi ait olur?

Sözleşmede yazılı olarak belirtilir. Biz kaynak kodun ve verinin işletmeye teslim edildiği çalışma biçimini öneririz.

Doküman yönetim sistemi için hangi bilgiler hazırlanmalı?

Mevcut sürecin kısa anlatımı, kullanılan dosya ve program örnekleri, kullanıcı sayısı ve sürüm takibi gibi beklentiler ilk görüşme için yeterlidir; kapsam analizde netleşir.

Hazır programdan özel yazılıma sonradan geçilebilir mi?

Evet. Veriler eşleştirilip aktarılır; kısa bir paralel çalışma döneminden sonra yeni sisteme geçilir.

Doküman yönetim sistemi sonradan genişletilebilir mi?

Evet. Etiket gibi özellikler ilk sürümde olmasa da modüler yapı sayesinde sürüm planıyla eklenebilir.

Geyve'den yazıyorum; toplantılar nasıl yapılıyor?

İşin büyük bölümü uzaktan yürür: ilk görüşme telefonla, sonraki toplantılar görüntülü yapılır. Kurulum ya da eğitim gerekiyorsa yerinde çalışma takvime eklenir.

→İlgili sayfalar

Doküman Yönetim Sistemi hakkında diğer konular

Geyve'de ilgili hizmetler

Sakarya içindeki diğer ilçeler

Genel sayfalar

Bu sayfada geçen kavramlar

sürüm takibi
etiket
tam metin arama
iş akışı
onay süreci
Excel'den geçiş
veritabanı
raporlama
MVP
rol ve yetki
Sakarya
Geyve

Doküman yönetim sistemi: hazır paket mi, özel yazılım mı? (Geyve)