Tokat Yeşilyurt'ta belge işleme otomasyonu yaptırmak

01Belge işleme otomasyonu ile neler yapılır?

Her işletmenin ihtiyacı farklıdır; yine de çoğu belge işleme otomasyonu projesinde şu başlıklar konuşulur:

• doğrulama ekranı
• aktarım
• alan çıkarma

İhtiyaca göre sesli asistan ve çağrı karşılama sistemi, OCR yazılımı ve entegrasyonu ve WhatsApp botu da aynı yol haritasına eklenebilir.

02Hangi durumlarda belge işleme otomasyonu yaptırılır?

Şirket bilgisi dağınık olduğunda

Doküman ve prosedürlerden yetkiye göre cevap veren bir iç asistan kurulur.

Aktarım gerektiğinde

Aktarım, belge işleme otomasyonu projesinde kapsamın başında konuşulan başlıklardandır; analizde kimin kullanacağı ve nasıl çalışacağı netleştirilir.

Müşteri soruları aynı konularda yoğunlaştığında

Sık sorulan sorular şirketin kendi kaynaklarından cevaplanır; çözülemeyen konuşma insana devredilir.

03Belge işleme otomasyonu planlarken bilinmesi gerekenler

• WhatsApp ve SMS otomasyonlarında Meta kuralları ve İYS onayı gözetilir.
• RAG sistemlerinde belge kalitesi ve güncelliği cevap kalitesini belirler.
• Şirket verisi dış servislere gönderilecekse KVKK m.9 aktarım şartları ve sözleşmeler değerlendirilir; gerekirse yerel/şirket içi model kurulur.

04Sık karşılaşılan durumlar

05Tokat Yeşilyurt'ta belge işleme otomasyonu: çalışma düzeni

PTT kayıtlarında Tokat Yeşilyurt ilçesine bağlı 23 yerleşim bulunur: 4 mahalle ile 19 köy ve köy yerleşimi.

Tokat Yeşilyurt'ta bulunan bir işletmeyle çalışırken toplantılar görüntülü yapılır, her aşama test ortamında paylaşılır ve geri bildirimler ortak panoda toplanır; yerinde bulunmak gereken kurulum ve eğitim adımları ayrıca planlanır.

Tokat genelinde Tokat Merkez, Tokat Pazar ve Artova gibi diğer ilçelerdeki işletmelerle de aynı uzaktan çalışma düzeniyle ilerlenir.

06Çalışma adımları

1. İlk görüşme: İlk temas telefonla ya da WhatsApp'tan olur; işin kapsamını anlamak için birkaç temel soru sorarız.
2. Analiz: Kimin neyi göreceği, hangi verinin nereden geleceği ve hangi işin önce çözüleceği netleştirilir.
3. Kapsam ve yazılı teklif: Hangi işin hangi aşamada teslim edileceği ve neyin kapsam dışı olduğu teklifte açıkça yazılır.
4. Tasarım ve prototip: Temel ekranlar çizilir; kullanıcıların geri bildirimiyle akış sadeleştirilir.
5. Geliştirme ve test: Kod sürüm kontrolüyle yönetilir, kritik akışlar otomatik testlerle korunur.
6. Yayın, veri aktarımı ve eğitim: Canlıya geçiş planlı bir zamanda yapılır; ilk günlerde kullanım yakından izlenir.
7. Bakım ve destek: Yeni ihtiyaçlar sürüm planına alınır; sistem kullanıldıkça geliştirilir.

07Rakamlarla örnek bir senaryo

08Çalışma düzenimiz

Projeler tasarım, yazılım geliştirme, test ve yayın adımlarını kapsayan bir ekiple yürütülür. Sürüm kontrolü (Git), otomatik testler (Playwright), konteyner tabanlı yayın (Docker), sürekli entegrasyon ve izleme araçları standart çalışma düzenimizin parçasıdır.

• Yayın sonrası bakım ve destek planlanır.
• Her değişiklik önce test ortamında denenir.
• Ölçülebilir hedefler konur: arama ve WhatsApp tıklaması, form talebi, işlem süresi.

Türkiye'nin 81 ilindeki işletmelerle uzaktan çalışıyoruz; Tokat da bunlardan biri.

09Hangi durumlarda profesyonel destek gerekir?

Belge işleme otomasyonu işlerinde bazı durumlar plansız ilerlerse sonradan pahalıya mal olur:

• Belgeler elle yazılıyor: OCR yok.
• Otomasyon kırılgan: ekran tıklamasına dayalı.
• Kişisel veya finansal verinin işlendiği akışlar
• Birden fazla sistemle entegrasyon gerektiren işler

SSSSık sorulan sorular

→İlgili sayfalar

Bu sayfada geçen kavramlar

• alan çıkarma
• doğrulama ekranı
• aktarım
• KVKK
• OCR
• iş akışı
• insan onayı
• vektör veritabanı
• prompt
• Tokat
• Yeşilyurt