Evrakların taranıp aranabilir arşivlenmesi.
01Olmazsa olmaz özellikler
- tarama
- OCR
- etiket
- yetki
02İhtiyaca göre eklenen modüller
Mobil uygulama
Mobil uygulama, ihtiyaç netleştiğinde dijital arşiv içine ayrı bir modül olarak eklenebilir; ilk sürümde zorunlu değildir.
PDF ve Excel çıktıları
PDF ve Excel çıktıları için kimin kullanacağı ve hangi veriye ihtiyaç duyulacağı analizde belirlenir.
Onay akışları
Bu modül, iş akışınız gerektiriyorsa kapsamın başında konuşulur; aksi halde sonraki sürüm planına bırakılabilir.
Web tabanlı panel
Web tabanlı panel, ihtiyaç netleştiğinde dijital arşiv içine ayrı bir modül olarak eklenebilir; ilk sürümde zorunlu değildir.
03Dijital arşiv planlarken bilinmesi gerekenler
- kullanıcı rolleri
- mevcut süreç ve evrak örnekleri
- mevzuat (İş Kanunu, KVKK, e-imza)
04Sık karşılaşılan durumlar
| Durum | Olası neden | Çözüm |
|---|---|---|
| Onaylar gecikiyor | Onay zinciri e-posta ve telefonla yürüyor | Bildirimli dijital onay akışı |
| Hesaplamalar kişiden kişiye değişiyor | Kurallar yazılı değil, Excel formülleri farklı | Tek kural motoru ve değişiklik kaydı |
| Saha verisi geç geliyor | Formlar kâğıtla dolduruluyor | Mobil form ve anlık senkron |
05Kullanıcı rolleri ve yetkiler
| Rol | Görebilir | Yapabilir |
|---|---|---|
| Yönetici | Tüm birimler | Onay ve yetki |
| Birim sorumlusu | Kendi birimi | Onay, atama, rapor |
| Kullanıcı | Kendi kayıtları | Giriş ve takip |
| Denetçi | Salt okunur raporlar | Dışa aktarım |
06Raporlar ve mobil kullanım
Raporlar ilk günden çok sayıda olmamalı; yöneticinin her hafta baktığı birkaç temel rapor kurulur, kullanıldıkça zenginleştirilir.
Telefon ve tablette kullanılacak ekranlar sadeleştirilir; en sık yapılan işlem tek dokunuşla erişilebilir olur.
07Sektöre göre özellik önerileri
- Tarım ve hayvancılık: Dijital arşiv, tarım ve hayvancılık için iş akışına göre uyarlanır.
- İnsan kaynakları: İzin, özlük ve belge takibi tek kartta toplanır.
- İnşaat ve proje firmaları: Dijital arşiv, inşaat ve proje firmaları için iş akışına göre uyarlanır.
- Satış ve bayi ağı: Dijital arşiv, satış ve bayi ağı için iş akışına göre uyarlanır.
08Feke için özellik planı
PTT kayıtlarında Feke ilçesine bağlı 48 yerleşim bulunur. Büyükşehirlerde merkez ve şube yapısıyla çalışan işletmeler için dijital arşiv tasarımında merkez-şube yetki yapısı ve birleşik raporlama öne çıkar.
Feke'de bulunan bir işletmeyle çalışırken toplantılar görüntülü yapılır, her aşama test ortamında paylaşılır ve geri bildirimler ortak panoda toplanır; yerinde bulunmak gereken kurulum ve eğitim adımları ayrıca planlanır.
Aynı ildeki Yumurtalık, Sarıçam ve Seyhan ilçeleri için de dijital arşiv talepleri değerlendirilir; toplantılar uzaktan yapılır.
Mevcut Excel dosyanızı veya ekran görüntülerinizi WhatsApp'tan gönderin; dijital arşiv için hangi modüllerle başlanabileceğini konuşalım. Telefon: 0540 003 19 81.
SSSSık sorulan sorular
Adana dışındaki işletmelere de hizmet veriyor musunuz?
Evet. Askadar Yazılım, Türkiye'nin 81 ilindeki işletmelerle uzaktan çalışır; gerektiğinde yerinde çalışma ayrıca planlanır.
Tüm özellikler ilk sürümde mi olmalı?
Hayır. İlk sürüm en çok zaman kaybettiren işi çözmeye odaklanır; diğer özellikler kullanım verisi ve geri bildirimle sürüm planına alınır.
Özellik listesini nasıl hazırlamalıyım?
Bugün nasıl çalıştığınızı, en çok zaman alan işi ve olmazsa iş yapılamayacak adımları yazmanız yeterli; teknik listeyi analizde birlikte çıkarırız.
Kullanıcı rolleri nasıl belirlenir?
Kimin neyi göreceği, kimin neyi onaylayacağı mevcut iş akışından çıkarılır ve bir yetki matrisiyle belgelenir.
Feke'de bulunuyorum, yerinde görüşme mümkün mü?
İşin büyük bölümü uzaktan yürür: ilk görüşme telefonla, sonraki toplantılar görüntülü yapılır. Kurulum ya da eğitim gerekiyorsa yerinde çalışma takvime eklenir.
Dijital arşiv sonradan genişletilebilir mi?
Evet. OCR gibi özellikler ilk sürümde olmasa da modüler yapı sayesinde sürüm planıyla eklenebilir.
Puantaj yazılımı bordro programının yerine geçer mi?
Hayır; puantaj ve devam verisini hesaplayıp bordro programına aktarır. Bordro ve resmî bildirimler mevcut programınızda ve mali müşavirinizde kalır.
Hangi özellik ilk sürümde olmalı?
Her gün kullanılacak ve en çok zaman kazandıracak özellikler ilk sürümde olmalıdır; diğerleri kullanım verisine göre eklenir.
→İlgili sayfalar
Dijital Arşiv hakkında diğer konular
Feke'de ilgili hizmetler
Adana içindeki diğer ilçeler
Bu sayfada geçen kavramlar
- tarama
- OCR
- etiket
- laboratuvar
- franchise
- konfigüratör
- İK
- bayi
- çağrı merkezi
- zimmet
- Adana
- Feke