Evrakların taranıp aranabilir arşivlenmesi.
01Olmazsa olmaz özellikler
- tarama
- OCR
- etiket
- yetki
02İhtiyaca göre eklenen modüller
Onay akışları
Onay akışları, ihtiyaç netleştiğinde dijital arşiv içine ayrı bir modül olarak eklenebilir; ilk sürümde zorunlu değildir.
E-imza ve belge arşivi
E-imza ve belge arşivi, ihtiyaç netleştiğinde dijital arşiv içine ayrı bir modül olarak eklenebilir; ilk sürümde zorunlu değildir.
PDF ve Excel çıktıları
PDF ve Excel çıktıları, ihtiyaç netleştiğinde dijital arşiv içine ayrı bir modül olarak eklenebilir; ilk sürümde zorunlu değildir.
Mobil uygulama
Mobil uygulama için kimin kullanacağı ve hangi veriye ihtiyaç duyulacağı analizde belirlenir.
03Dijital arşiv planlarken bilinmesi gerekenler
- entegrasyonlar
- raporlama.
- mevzuat (İş Kanunu, KVKK, e-imza)
04Sık karşılaşılan durumlar
| Durum | Olası neden | Çözüm |
|---|---|---|
| Hesaplamalar kişiden kişiye değişiyor | Kurallar yazılı değil, Excel formülleri farklı | Tek kural motoru ve değişiklik kaydı |
| Belgeler bulunamıyor | Evrak klasörlerde ve e-postalarda dağınık | Etiketli, yetkili ve aranabilir dijital arşiv |
| Saha verisi geç geliyor | Formlar kâğıtla dolduruluyor | Mobil form ve anlık senkron |
05Kullanıcı rolleri ve yetkiler
| Rol | Görebilir | Yapabilir |
|---|---|---|
| Yönetici | Tüm kayıtlar ve raporlar | Kullanıcı ve ayar yönetimi |
| Çalışan | Kendi işleri ve atananlar | Kayıt girişi ve güncelleme |
| Müşteri / bayi | Kendi kayıtları | Talep ve sipariş |
06Raporlar ve mobil kullanım
Raporlar ilk günden çok sayıda olmamalı; yöneticinin her hafta baktığı birkaç temel rapor kurulur, kullanıldıkça zenginleştirilir.
Arayüz mobil uyumlu tasarlanır; sahada veya yolda olan kullanıcılar tarayıcıdan aynı ekranlara erişir. Kamera, barkod veya çevrimdışı kullanım gerekiyorsa mobil uygulama değerlendirilir.
07Sektöre göre özellik önerileri
- İnsan kaynakları: İzin, özlük ve belge takibi tek kartta toplanır.
- Servis ve saha ekipleri: Dijital arşiv, servis ve saha ekipleri için iş akışına göre uyarlanır.
- Tarım ve hayvancılık: Dijital arşiv, tarım ve hayvancılık için iş akışına göre uyarlanır.
- Satış ve bayi ağı: Dijital arşiv, satış ve bayi ağı için iş akışına göre uyarlanır.
08Gerger için özellik planı
Gerger, Adıyaman iline bağlı bir ilçedir ve PTT adres verisine göre 136 mahalle ve köy kaydından oluşur. Gerger'de PTT kayıtlarının 132 tanesi köy veya köy yerleşimidir; geniş bir alana yayılan ilçelerde tarım ve hayvancılık kayıtları ile saha ekipleri için çevrimdışı çalışan mobil uygulamalar dijital arşiv kapsamında değerlendirilir.
Gerger'de bulunan bir işletmeyle çalışırken toplantılar görüntülü yapılır, her aşama test ortamında paylaşılır ve geri bildirimler ortak panoda toplanır; yerinde bulunmak gereken kurulum ve eğitim adımları ayrıca planlanır.
Aynı ildeki Adıyaman Gölbaşı, Kahta ve Tut ilçeleri için de dijital arşiv talepleri değerlendirilir; toplantılar uzaktan yapılır.
Dijital arşivi planlıyorsanız 0540 003 19 81 numarasını arayın veya WhatsApp'tan ihtiyacınızı birkaç cümleyle yazın; teklif formunu da doldurabilirsiniz.
SSSSık sorulan sorular
Kullanıcı rolleri nasıl belirlenir?
Kimin neyi göreceği, kimin neyi onaylayacağı mevcut iş akışından çıkarılır ve bir yetki matrisiyle belgelenir.
Dijital arşiv için hangi bilgiler hazırlanmalı?
Mevcut sürecin kısa anlatımı, kullanılan dosya ve program örnekleri, kullanıcı sayısı ve tarama gibi beklentiler ilk görüşme için yeterlidir; kapsam analizde netleşir.
Gerger'de bulunuyorum, yerinde görüşme mümkün mü?
Analiz, tasarım ve geliştirme çoğunlukla uzaktan, görüntülü toplantılarla yürür; donanım kurulumu, saha keşfi veya kullanıcı eğitimi gereken işlerde yerinde çalışma planlanır.
Tüm özellikler ilk sürümde mi olmalı?
Hayır. İlk sürüm en çok zaman kaybettiren işi çözmeye odaklanır; diğer özellikler kullanım verisi ve geri bildirimle sürüm planına alınır.
Puantaj yazılımı bordro programının yerine geçer mi?
Hayır; puantaj ve devam verisini hesaplayıp bordro programına aktarır. Bordro ve resmî bildirimler mevcut programınızda ve mali müşavirinizde kalır.
Özellik listesini nasıl hazırlamalıyım?
Bugün nasıl çalıştığınızı, en çok zaman alan işi ve olmazsa iş yapılamayacak adımları yazmanız yeterli; teknik listeyi analizde birlikte çıkarırız.
Hangi özellik ilk sürümde olmalı?
Her gün kullanılacak ve en çok zaman kazandıracak özellikler ilk sürümde olmalıdır; diğerleri kullanım verisine göre eklenir.
Adıyaman dışındaki işletmelere de hizmet veriyor musunuz?
Hayır, Türkiye'nin her ilindeki işletmelerle çalışıyoruz; Güneydoğu Anadolu Bölgesi dahil tüm bölgelerde süreç aynı düzenle yürür.
→İlgili sayfalar
Dijital Arşiv hakkında diğer konular
Gerger'de ilgili hizmetler
Adıyaman içindeki diğer ilçeler
Bu sayfada geçen kavramlar
- tarama
- OCR
- etiket
- laboratuvar
- franchise
- konfigüratör
- ATS
- İK
- Adıyaman
- Gerger