Gelen e-postaların sınıflandırılıp ilgili kişiye/sisteme yönlendirilmesi.
01E-posta işleme otomasyonu ile neler yapılır?
Her işletmenin ihtiyacı farklıdır; yine de çoğu e-posta işleme otomasyonu projesinde şu başlıklar konuşulur:
- sınıflandırma
- talep açma
- ek işleme
İhtiyaca göre otomatik fatura okuma, rapor otomasyonu ve OCR yazılımı ve entegrasyonu da aynı yol haritasına eklenebilir.
02Hangi durumlarda e-posta işleme otomasyonu yaptırılır?
Sınıflandırma gerektiğinde
Sınıflandırma, e-posta işleme otomasyonu projesinde kapsamın başında konuşulan başlıklardandır; analizde kimin kullanacağı ve nasıl çalışacağı netleştirilir.
Şirket bilgisi dağınık olduğunda
Doküman ve prosedürlerden yetkiye göre cevap veren bir iç asistan kurulur.
Belgelerden veri elle aktarıldığında
Fatura, form ve belgelerdeki alanlar okunur; kullanıcı doğrulama ekranında onaylayıp aktarır.
03Sık karşılaşılan durumlar
| Durum | Olası neden | Çözüm |
|---|---|---|
| Chatbot yanlış bilgi veriyor | Kaynak belge yok/eski | RAG ve kaynak gösterme |
| Otomasyon kırılgan | Ekran tıklamasına dayalı | API/entegrasyon öncelikli tasarım |
| Belgeler elle yazılıyor | OCR yok | Belge okuma ve doğrulama ekranı |
04Aşkale için uzaktan ve yerinde çalışma
Aşkale'nin PTT verisindeki 76 yerleşim kaydı 1 farklı posta koduna dağılır. Büyükşehirlerde merkez ve şube yapısıyla çalışan işletmeler için e-posta işleme otomasyonu tasarımında merkez-şube yetki yapısı ve birleşik raporlama öne çıkar.
Aşkale'de bulunan bir işletmeyle çalışırken toplantılar görüntülü yapılır, her aşama test ortamında paylaşılır ve geri bildirimler ortak panoda toplanır; yerinde bulunmak gereken kurulum ve eğitim adımları ayrıca planlanır.
Erzurum genelinde Olur, İspir ve Tekman gibi diğer ilçelerdeki işletmelerle de aynı uzaktan çalışma düzeniyle ilerlenir.
Aşkale bölgesinden e-posta işleme otomasyonu için ilk görüşmeyi telefonla yapabiliriz: 0540 003 19 81. İsterseniz kısa bir not bırakın, biz arayalım.
05Çalışma adımları
- İlk görüşme: İlk temas telefonla ya da WhatsApp'tan olur; işin kapsamını anlamak için birkaç temel soru sorarız.
- Analiz: Ekranlar, raporlar ve entegrasyonlar için gerçek örnekler üzerinden ihtiyaç listesi çıkarılır.
- Kapsam ve yazılı teklif: Hangi işin hangi aşamada teslim edileceği ve neyin kapsam dışı olduğu teklifte açıkça yazılır.
- Tasarım ve prototip: Tıklanabilir bir prototiple kullanıcı yolculuğu baştan sona denenir.
- Geliştirme ve test: Kod sürüm kontrolüyle yönetilir, kritik akışlar otomatik testlerle korunur.
- Yayın, veri aktarımı ve eğitim: Mevcut veriler aktarılır, sistem yayına alınır ve kullanıcılara eğitim verilir.
- Bakım ve destek: Yeni ihtiyaçlar sürüm planına alınır; sistem kullanıldıkça geliştirilir.
NotMaliyet, kullanım (token/istek) bazlı olabilir; izleme ve sınır konur.
06Örnek planlama hesabı
Örnek: otomasyonla kazanılan süre
- Günlük tekrarlanan iş
- 190
- İş başına süre
- 6 dk
- Aylık süre (22 iş günü)
- 418 saat
- Otomasyon sonrası doğrulama payı (%19)
- 79,4 saat
Not: örnek hesaptır; kesin plan analizde çıkar.
07Çalışma düzenimiz
Çalışma düzenimizde sürüm kontrolü, otomatik testler, konteyner tabanlı yayın ve izleme araçları standarttır; her değişiklik bu adımlardan geçerek canlıya çıkar.
- Yayın sonrası bakım ve destek planlanır.
- KVKK baştan tasarlanır.
- Kapsam ve teslim kriterleri yazılı olur.
Türkiye'nin 81 ilindeki işletmelerle uzaktan çalışıyoruz; Erzurum da bunlardan biri.
08Hangi durumlarda profesyonel destek gerekir?
E-posta işleme otomasyonu işlerinde bazı durumlar plansız ilerlerse sonradan pahalıya mal olur:
- Belgeler elle yazılıyor: OCR yok.
- Chatbot yanlış bilgi veriyor: kaynak belge yok/eski.
- Kişisel veya finansal verinin işlendiği akışlar
- Birden fazla sistemle entegrasyon gerektiren işler
SSSSık sorulan sorular
Sonradan özellik ekleyebilir miyiz?
Evet; yazılım modüler planlanır, yeni özellikler sürüm planıyla eklenir.
E-posta işleme otomasyonu için ilk adım nedir?
Kısa bir görüşmeyle ihtiyacı ve mevcut durumu konuşuruz. 0540 003 19 81 numarasını arayabilir veya WhatsApp'tan birkaç cümleyle yazabilirsiniz.
Aşkale'de bulunuyorum, yerinde görüşme mümkün mü?
Toplantılar görüntülü yapılır ve ekran paylaşımıyla ilerler. Cihaz kurulumu, saha incelemesi veya ekip eğitimi gibi yerinde bulunmayı gerektiren adımlar ayrıca planlanır.
Verilerimiz model sağlayıcıya gider mi?
Kullanılan yönteme bağlıdır. API tabanlı kullanımda veri işleme koşulları sağlayıcının sözleşmesine tabidir; verinin dışarı çıkmaması gerekiyorsa şirket içi model kurulumu değerlendirilir. Kişisel veri varsa KVKK aktarım şartları birlikte ele alınır.
Kaynak kod bize mi ait olacak?
Sözleşmede yazılı olarak belirtilir; biz kaynak kodun ve verinin işletmeye teslim edildiği çalışma biçimini öneririz.
E-posta işleme otomasyonu sonradan genişletilebilir mi?
Evet. Ek işleme gibi özellikler ilk sürümde olmasa da modüler yapı sayesinde sürüm planıyla eklenebilir.
E-posta işleme otomasyonu hazır program yerine neden yaptırılır?
Hazır programlar genel ihtiyaca göre tasarlanır; işinize özgü kurallar, onay adımları veya entegrasyonlar varsa özel geliştirme bu farkı kapatır.
Sadece Erzurum için mi çalışıyorsunuz?
Evet. Askadar Yazılım, Türkiye'nin 81 ilindeki işletmelerle uzaktan çalışır; gerektiğinde yerinde çalışma ayrıca planlanır.
→İlgili sayfalar
E-posta İşleme Otomasyonu hakkında diğer konular
- E-posta işleme otomasyonu fiyatlarıMaliyeti belirleyen kalemler ve teklif karşılaştırma
- E-posta işleme otomasyonu geliştirme süreciAnalizden yayına aşamalar
- E-posta işleme otomasyonu KOBİ'ler içinKüçük ve orta işletmeler için yol haritası
- E-posta işleme otomasyonu bakım ve destekYayın sonrası bakım, güncelleme ve destek
- E-posta işleme otomasyonu teknolojileriTeknoloji seçimi ve mimari
Aşkale'de ilgili hizmetler
Erzurum içindeki diğer ilçeler
Bu sayfada geçen kavramlar
- sınıflandırma
- ek işleme
- talep açma
- OCR
- embedding
- RPA
- tahminleme
- LLM
- Erzurum
- Aşkale