6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK); aydınlatma yükümlülüğünü, açık rıza gereken durumları, özel nitelikli verileri (m.6), yurt dışına aktarım şartlarını (m.9) ve ilgili kişi haklarını (m.11) düzenler. VERBİS kayıt yükümlülüğü Kurul'un belirlediği kriterlere göre değerlendirilir.
01KVKK açısından yazılımda olması gerekenler
- Kim, ne zaman, neyi değiştirdi kaydı (log)
- Saklama süresi dolan verinin silinmesi veya anonimleştirilmesi
- Rol bazlı erişim yetkisi: herkes yalnız işine gereken veriyi görür
- Aydınlatma metni ve gerekiyorsa açık rıza akışı
02Teknik güvenlik iyi uygulamaları
- Yönetici hesaplarında iki adımlı doğrulama
- Aktarımda ve depolamada şifreleme
- Parola ve API anahtarlarının kod deposu yerine gizli kasada tutulması
- Bağımlılık ve sistem güncellemelerinin düzenli uygulanması
- 3-2-1 yedekleme: üç kopya, iki farklı ortam, bir kopya dışarıda
03Dijital arşiv planlarken bilinmesi gerekenler
- mevcut süreç ve evrak örnekleri
- mevzuat (İş Kanunu, KVKK, e-imza)
- entegrasyonlar
04Veri nerede tutulmalı?
Veri Türkiye'deki veya yurt dışındaki bir veri merkezinde tutulabilir; kişisel veri yurt dışına aktarılıyorsa KVKK m.9 şartları birlikte değerlendirilir.
05Kontrol listesi
- Kim hangi veriyi görüyor, listelendi mi?
- Yönetici hesaplarında iki adımlı doğrulama açık mı?
- Yedekten geri yükleme denendi mi?
- Saklama süresi dolan veriler siliniyor mu?
- Aydınlatma metni güncel mi?
06Not
BilgiBu sayfa hukuki danışmanlık değildir. Bu içerik hukuki veya mali danışmanlık değildir; güncel kurallar ilgili kurumdan ve danışmanınızdan teyit edilmelidir.
07Han'da güvenli kurulum
Han, Eskişehir iline bağlı bir ilçedir ve PTT adres verisine göre 15 mahalleden oluşur. Birden fazla ilçede ekibi veya şubesi olan işletmelerde dijital arşiv için kullanıcı rolleri, şube bazlı görünürlük ve merkezi raporlar birlikte planlanır.
Han'da bulunan bir işletmeyle çalışırken toplantılar görüntülü yapılır, her aşama test ortamında paylaşılır ve geri bildirimler ortak panoda toplanır; yerinde bulunmak gereken kurulum ve eğitim adımları ayrıca planlanır.
Aynı ildeki Sivrihisar, Beylikova ve Alpu ilçeleri için de dijital arşiv talepleri değerlendirilir; toplantılar uzaktan yapılır.
Dijital arşivi planlıyorsanız 0540 003 19 81 numarasını arayın veya WhatsApp'tan ihtiyacınızı birkaç cümleyle yazın; teklif formunu da doldurabilirsiniz.
08Örnek hesap
Örnek: belge işleme yükü
- Günlük belge
- 1.080
- Belge başına elle işlem
- 4 dk
- Aylık süre (22 iş günü)
- 1.584 saat
- OCR sonrası elle kontrol edilecek (%11)
- günde 119 belge
Not: örnek hesaptır; kesin plan analizde çıkar.
SSSSık sorulan sorular
Dijital arşiv için hangi bilgiler hazırlanmalı?
Mevcut sürecin kısa anlatımı, kullanılan dosya ve program örnekleri, kullanıcı sayısı ve tarama gibi beklentiler ilk görüşme için yeterlidir; kapsam analizde netleşir.
İki adımlı doğrulama zorunlu mu?
Yasal bir zorunluluk olarak değil, iyi uygulama olarak yönetici ve hassas veri erişimi olan hesaplarda önerilir.
Verilerimiz nerede tutulur?
Tercihinize göre Türkiye'deki veya yurt dışındaki bir veri merkezinde; kişisel veri varsa KVKK aktarım şartları birlikte değerlendirilir.
Küçük bir süreç için özel yazılım mantıklı mı?
Süreç sık tekrarlanıyor, birden fazla kişiyi ilgilendiriyor veya hata maliyeti yüksekse küçük bir özel yazılım hızla karşılığını verebilir. Önce mevcut araçlarla çözülüp çözülemeyeceğine birlikte bakarız.
Dijital arşiv sonradan genişletilebilir mi?
Evet. OCR gibi özellikler ilk sürümde olmasa da modüler yapı sayesinde sürüm planıyla eklenebilir.
Han'da yüz yüze görüşebilir miyiz?
İşin büyük bölümü uzaktan yürür: ilk görüşme telefonla, sonraki toplantılar görüntülü yapılır. Kurulum ya da eğitim gerekiyorsa yerinde çalışma takvime eklenir.
Eskişehir dışındaki işletmelere de hizmet veriyor musunuz?
Hayır, Türkiye'nin her ilindeki işletmelerle çalışıyoruz; İç Anadolu Bölgesi dahil tüm bölgelerde süreç aynı düzenle yürür.
Yazılımda log tutmak KVKK'ya aykırı mı?
Hayır; işlem kayıtları güvenlik ve hesap verebilirlik için gereklidir. Ancak loglardaki kişisel veriler en aza indirilir ve saklama süresi belirlenir.
→İlgili sayfalar
Dijital Arşiv hakkında diğer konular
- Dijital arşiv entegrasyonlarıBağlanabilecek sistemler
- Dijital arşiv KOBİ'ler içinKüçük ve orta işletmeler için yol haritası
- Dijital arşiv yaptırmaKapsam, süreç ve iletişim
- Dijital arşiv geçiş ve veri aktarımıExcel'den veya eski sistemden geçiş
- Dijital arşiv fiyatlarıMaliyeti belirleyen kalemler ve teklif karşılaştırma
Han'da ilgili hizmetler
Eskişehir içindeki diğer ilçeler
Bu sayfada geçen kavramlar
- tarama
- OCR
- etiket
- laboratuvar
- franchise
- konfigüratör
- zimmet
- şikâyet
- saha servis
- Eskişehir
- Han