Gelendost'ta online form ve başvuru yönetimi yaptırmak

01Online form ve başvuru yönetimi ile neler yapılır?

Online form ve başvuru yönetimi projelerinde ihtiyaca göre şu özellikler bir araya getirilir:

• form oluşturucu
• değerlendirme
• dosya yükleme

İhtiyaca göre dijital onay sistemi, talep ve destek yönetimi ve doküman yönetim sistemi da aynı yol haritasına eklenebilir.

02Hangi durumlarda online form ve başvuru yönetimi yaptırılır?

Dosya yükleme gerektiğinde

Dosya yükleme, online form ve başvuru yönetimi projesinde kapsamın başında konuşulan başlıklardandır; analizde kimin kullanacağı ve nasıl çalışacağı netleştirilir.

Kim neyi değiştirdi bilinmediğinde

İşlem geçmişi ve onay adımları kayıt altına alınır; hata kaynağı izlenebilir hale gelir.

Süreç Excel dosyalarıyla yürüdüğünde

Aynı dosyayı birden çok kişinin güncellediği düzen, online form ve başvuru yönetimi ile çok kullanıcılı ve yetkili bir yapıya taşınır.

03Online form ve başvuru yönetimi planlarken bilinmesi gerekenler

• Kaynak kodun ve verinin kime ait olacağı, barındırma ve yedekleme sözleşmede yazılır.
• KVKK: kişisel veri işlenecekse erişim yetkisi, loglama ve saklama süresi planlanır.
• İlk sürüm (MVP) en çok zaman kaybettiren işi çözmeye odaklanır; sonra modül modül genişler.

04Gelendost'ta online form ve başvuru yönetimi: çalışma düzeni

Gelendost'un PTT verisindeki 36 yerleşim kaydı 2 farklı posta koduna dağılır.

Mesafe yazılım işinin önünde engel değildir: Gelendost'taki ekiplerle görüntülü görüşme, ekran paylaşımı ve test ortamı bağlantısıyla çalışılır; cihaz kurulumu veya saha keşfi gerekirse yerinde ziyaret planlanır.

Aynı ildeki Yalvaç, Isparta Gönen ve Şarkikaraağaç ilçeleri için de online form ve başvuru yönetimi talepleri değerlendirilir; toplantılar uzaktan yapılır.

05Çalışma adımları

1. İlk görüşme: Telefon, WhatsApp veya form üzerinden ihtiyacınızı ve mevcut durumu dinleriz.
2. Analiz: Kimin neyi göreceği, hangi verinin nereden geleceği ve hangi işin önce çözüleceği netleştirilir.
3. Kapsam ve yazılı teklif: Modüller, aşamalar ve teslim kriterleri yazılı bir kapsamla belirlenir; teklif bu kapsama göre verilir.
4. Tasarım ve prototip: Tıklanabilir bir prototiple kullanıcı yolculuğu baştan sona denenir.
5. Geliştirme ve test: Her teslimde çalışan bir sürüm test ortamında paylaşılır; hatalar canlıya çıkmadan giderilir.
6. Yayın, veri aktarımı ve eğitim: Mevcut veriler aktarılır, sistem yayına alınır ve kullanıcılara eğitim verilir.
7. Bakım ve destek: Yayın sonrası izleme, güncelleme ve geliştirme talepleri bakım planıyla sürdürülür.

06Örnek planlama hesabı

07Çalışma düzenimiz

Tasarım, geliştirme, test ve yayın adımları aynı ekip içinde yürür. Kod Git ile sürümlenir, kritik akışlar Playwright testleriyle korunur, yayın Docker konteynerleriyle tekrarlanabilir biçimde yapılır.

• KVKK baştan tasarlanır.
• Her değişiklik önce test ortamında denenir.
• Kaynak kod ve veri işletmeye teslim edilir.

Türkiye'nin 81 ilindeki işletmelerle uzaktan çalışıyoruz; Isparta da bunlardan biri.

08Hangi durumlarda profesyonel destek gerekir?

Online form ve başvuru yönetimi işlerinde bazı durumlar plansız ilerlerse sonradan pahalıya mal olur:

• Rapor hazırlamak günler sürüyor: veri dağınık.
• Aynı Excel'i birden çok kişi bozuyor: çok kullanıcılı yapı yok.
• Kişisel veya finansal verinin işlendiği akışlar
• Birden fazla sistemle entegrasyon gerektiren işler

SSSSık sorulan sorular

→İlgili sayfalar

Bu sayfada geçen kavramlar

• form oluşturucu
• dosya yükleme
• değerlendirme
• iş akışı
• onay süreci
• raporlama
• veritabanı
• Excel'den geçiş
• MVP
• Isparta
• Gelendost