Evrakların taranıp aranabilir arşivlenmesi.
01Dijital arşiv ile neler yapılır?
Dijital arşiv projelerinde ihtiyaca göre şu özellikler bir araya getirilir:
- tarama
- etiket
- OCR
- yetki
Bu projeler çoğu zaman özel üretim teklif sistemi, iş ortağı ve tedarikçi portalı ve fiyat hesaplama yazılımı gibi işlerle birlikte ele alınır.
02Hangi durumlarda dijital arşiv yaptırılır?
Evrak ve belgeler kaybolduğunda
Belgeler yetkiye göre arşivlenir, aranabilir ve sürümüyle saklanır.
Hesaplar elle ve hataya açık yapıldığında
Prim, fiyat, mesai veya hakediş gibi hesaplar kurala bağlanır; sonuç her seferinde aynı yöntemle çıkar.
Tarama gerektiğinde
Tarama, dijital arşiv projesinde kapsamın başında konuşulan başlıklardandır; analizde kimin kullanacağı ve nasıl çalışacağı netleştirilir.
03Sık karşılaşılan durumlar
| Durum | Olası neden | Çözüm |
|---|---|---|
| Belgeler bulunamıyor | Evrak klasörlerde ve e-postalarda dağınık | Etiketli, yetkili ve aranabilir dijital arşiv |
| Onaylar gecikiyor | Onay zinciri e-posta ve telefonla yürüyor | Bildirimli dijital onay akışı |
| Hesaplamalar kişiden kişiye değişiyor | Kurallar yazılı değil, Excel formülleri farklı | Tek kural motoru ve değişiklik kaydı |
04Çeşme'de dijital arşiv: çalışma düzeni
Çeşme, İzmir iline bağlı bir ilçedir ve PTT adres verisine göre 25 mahalleden oluşur.
Çeşme'de bulunan bir işletmeyle çalışırken toplantılar görüntülü yapılır, her aşama test ortamında paylaşılır ve geri bildirimler ortak panoda toplanır; yerinde bulunmak gereken kurulum ve eğitim adımları ayrıca planlanır.
İzmir genelinde Ödemiş, Dikili ve Balçova gibi diğer ilçelerdeki işletmelerle de aynı uzaktan çalışma düzeniyle ilerlenir.
Dijital arşivi planlıyorsanız 0540 003 19 81 numarasını arayın veya WhatsApp'tan ihtiyacınızı birkaç cümleyle yazın; teklif formunu da doldurabilirsiniz.
05Çalışma adımları
- İlk görüşme: Telefon, WhatsApp veya form üzerinden ihtiyacınızı ve mevcut durumu dinleriz.
- Analiz: Süreç, kullanıcı rolleri, kullandığınız Excel veya eski sistem örnekleri ve bağlanacak sistemler incelenir.
- Kapsam ve yazılı teklif: Hangi işin hangi aşamada teslim edileceği ve neyin kapsam dışı olduğu teklifte açıkça yazılır.
- Tasarım ve prototip: Tıklanabilir bir prototiple kullanıcı yolculuğu baştan sona denenir.
- Geliştirme ve test: Her teslimde çalışan bir sürüm test ortamında paylaşılır; hatalar canlıya çıkmadan giderilir.
- Yayın, veri aktarımı ve eğitim: Veri aktarımı doğrulandıktan sonra yayına geçilir; ekip için kısa kullanım kılavuzu hazırlanır.
- Bakım ve destek: Yeni ihtiyaçlar sürüm planına alınır; sistem kullanıldıkça geliştirilir.
Notmevcut süreç ve evrak örnekleri
06Örnek planlama hesabı
Örnek: belge işleme yükü
- Günlük belge
- 110
- Belge başına elle işlem
- 2 dk
- Aylık süre (22 iş günü)
- 80,7 saat
- OCR sonrası elle kontrol edilecek (%16)
- günde 18 belge
Not: örnek hesaptır; kesin plan analizde çıkar.
07Nasıl çalışıyoruz?
Çalışma düzenimizde sürüm kontrolü, otomatik testler, konteyner tabanlı yayın ve izleme araçları standarttır; her değişiklik bu adımlardan geçerek canlıya çıkar.
- Yayın sonrası bakım ve destek planlanır.
- Kaynak kod ve veri işletmeye teslim edilir.
- Alan adı ve sunucu hesapları işletme adına açılır.
Türkiye'nin 81 ilindeki işletmelerle uzaktan çalışıyoruz: görüntülü toplantı, ekran paylaşımlı demo ve ortak proje panosu. Donanım kurulumu, depo barkod sistemi kurulumu, saha keşfi veya kullanıcı eğitimi gereken işlerde yerinde çalışma planlanır.
08Hangi durumlarda profesyonel destek gerekir?
Dijital arşiv işlerinde bazı durumlar plansız ilerlerse sonradan pahalıya mal olur:
- Hesaplamalar kişiden kişiye değişiyor: kurallar yazılı değil, Excel formülleri farklı.
- Saha verisi geç geliyor: formlar kâğıtla dolduruluyor.
- Kişisel veya finansal verinin işlendiği akışlar
- Birden fazla sistemle entegrasyon gerektiren işler
SSSSık sorulan sorular
Sonradan özellik ekleyebilir miyiz?
Evet; yazılım modüler planlanır, yeni özellikler sürüm planıyla eklenir.
Çeşme'de bulunuyorum, yerinde görüşme mümkün mü?
Toplantılar görüntülü yapılır ve ekran paylaşımıyla ilerler. Cihaz kurulumu, saha incelemesi veya ekip eğitimi gibi yerinde bulunmayı gerektiren adımlar ayrıca planlanır.
Kaynak kod bize mi ait olacak?
Sözleşmede yazılı olarak belirtilir; biz kaynak kodun ve verinin işletmeye teslim edildiği çalışma biçimini öneririz.
Dijital arşiv için hangi bilgiler hazırlanmalı?
Mevcut sürecin kısa anlatımı, kullanılan dosya ve program örnekleri, kullanıcı sayısı ve tarama gibi beklentiler ilk görüşme için yeterlidir; kapsam analizde netleşir.
Dijital arşiv sonradan genişletilebilir mi?
Evet. OCR gibi özellikler ilk sürümde olmasa da modüler yapı sayesinde sürüm planıyla eklenebilir.
İzmir dışındaki işletmelere de hizmet veriyor musunuz?
Hayır, Türkiye'nin her ilindeki işletmelerle çalışıyoruz; Ege Bölgesi dahil tüm bölgelerde süreç aynı düzenle yürür.
Proje ne kadar sürer?
Süre kapsam, entegrasyonlar ve içerik/veri hazırlığına göre değişir; analizden sonra aşamalı bir plan paylaşılır.
Puantaj yazılımı bordro programının yerine geçer mi?
Hayır; puantaj ve devam verisini hesaplayıp bordro programına aktarır. Bordro ve resmî bildirimler mevcut programınızda ve mali müşavirinizde kalır.
→İlgili sayfalar
Dijital Arşiv hakkında diğer konular
- Dijital arşiv geçiş ve veri aktarımıExcel'den veya eski sistemden geçiş
- Dijital arşiv entegrasyonlarıBağlanabilecek sistemler
- Dijital arşiv fiyatlarıMaliyeti belirleyen kalemler ve teklif karşılaştırma
- Dijital arşiv KOBİ'ler içinKüçük ve orta işletmeler için yol haritası
- Dijital arşiv güvenlik ve KVKK uyumuYetki, yedek, log ve KVKK
Çeşme'de ilgili hizmetler
İzmir içindeki diğer ilçeler
Bu sayfada geçen kavramlar
- tarama
- OCR
- etiket
- laboratuvar
- franchise
- konfigüratör
- saha servis
- arşiv
- bayi
- şikâyet
- İzmir
- Çeşme