Evrakların taranıp aranabilir arşivlenmesi.
01Olmazsa olmaz özellikler
- tarama
- OCR
- etiket
- yetki
02İhtiyaca göre eklenen modüller
PDF ve Excel çıktıları
PDF ve Excel çıktıları için kimin kullanacağı ve hangi veriye ihtiyaç duyulacağı analizde belirlenir.
Onay akışları
Bu modül, iş akışınız gerektiriyorsa kapsamın başında konuşulur; aksi halde sonraki sürüm planına bırakılabilir.
Kural motoru
Kural motoru için kimin kullanacağı ve hangi veriye ihtiyaç duyulacağı analizde belirlenir.
Web tabanlı panel
Web tabanlı panel, ihtiyaç netleştiğinde dijital arşiv içine ayrı bir modül olarak eklenebilir; ilk sürümde zorunlu değildir.
03Dijital arşiv planlarken bilinmesi gerekenler
- mevcut süreç ve evrak örnekleri
- kullanıcı rolleri
- mevzuat (İş Kanunu, KVKK, e-imza)
04Kullanıcı rolleri ve yetkiler
| Rol | Görebilir | Yapabilir |
|---|---|---|
| Yönetici | Tüm kayıtlar ve raporlar | Kullanıcı ve ayar yönetimi |
| Çalışan | Kendi işleri ve atananlar | Kayıt girişi ve güncelleme |
| Müşteri / bayi | Kendi kayıtları | Talep ve sipariş |
05Raporlar ve mobil kullanım
Raporlar ilk günden çok sayıda olmamalı; yöneticinin her hafta baktığı birkaç temel rapor kurulur, kullanıldıkça zenginleştirilir.
Arayüz mobil uyumlu tasarlanır; sahada veya yolda olan kullanıcılar tarayıcıdan aynı ekranlara erişir. Kamera, barkod veya çevrimdışı kullanım gerekiyorsa mobil uygulama değerlendirilir.
06Sektöre göre özellik önerileri
- İnsan kaynakları: İzin, özlük ve belge takibi tek kartta toplanır.
- İnşaat ve proje firmaları: Dijital arşiv, inşaat ve proje firmaları için iş akışına göre uyarlanır.
- Satış ve bayi ağı: Dijital arşiv, satış ve bayi ağı için iş akışına göre uyarlanır.
- Servis ve saha ekipleri: Dijital arşiv, servis ve saha ekipleri için iş akışına göre uyarlanır.
07Kilis için özellik planı
Kilis, Güneydoğu Anadolu Bölgesi'nde yer alan, plaka kodu 79 olan bir ildir; PTT verisine göre 4 ilçe ve 300 mahalle ve köy kaydından oluşur. Kilis'te PTT verisine göre 1 OSB/SB kaydı bulunur; üretim ve tedarik zinciriyle çalışan işletmelerde dijital arşiv için B2B süreçler ve mevcut programlarla entegrasyon ayrıca konuşulur.
Mesafe yazılım işinin önünde engel değildir: Kilis'teki ekiplerle görüntülü görüşme, ekran paylaşımı ve test ortamı bağlantısıyla çalışılır; cihaz kurulumu veya saha keşfi gerekirse yerinde ziyaret planlanır.
Aynı bölgedeki Mardin, Diyarbakır ve Siirt illeri için de dijital arşiv projeleri aynı düzenle yürütülür.
Dijital arşivi planlıyorsanız 0540 003 19 81 numarasını arayın veya WhatsApp'tan ihtiyacınızı birkaç cümleyle yazın; teklif formunu da doldurabilirsiniz.
SSSSık sorulan sorular
Dijital arşiv sonradan genişletilebilir mi?
Evet. OCR gibi özellikler ilk sürümde olmasa da modüler yapı sayesinde sürüm planıyla eklenebilir.
Özellik listesini nasıl hazırlamalıyım?
Bugün nasıl çalıştığınızı, en çok zaman alan işi ve olmazsa iş yapılamayacak adımları yazmanız yeterli; teknik listeyi analizde birlikte çıkarırız.
Kilis'te bulunuyorum, yerinde görüşme mümkün mü?
İşin büyük bölümü uzaktan yürür: ilk görüşme telefonla, sonraki toplantılar görüntülü yapılır. Kurulum ya da eğitim gerekiyorsa yerinde çalışma takvime eklenir.
Dijital arşiv için hangi bilgiler hazırlanmalı?
Mevcut sürecin kısa anlatımı, kullanılan dosya ve program örnekleri, kullanıcı sayısı ve tarama gibi beklentiler ilk görüşme için yeterlidir; kapsam analizde netleşir.
Hangi özellik ilk sürümde olmalı?
Her gün kullanılacak ve en çok zaman kazandıracak özellikler ilk sürümde olmalıdır; diğerleri kullanım verisine göre eklenir.
Tüm özellikler ilk sürümde mi olmalı?
Hayır. İlk sürüm en çok zaman kaybettiren işi çözmeye odaklanır; diğer özellikler kullanım verisi ve geri bildirimle sürüm planına alınır.
Kullanıcı rolleri nasıl belirlenir?
Kimin neyi göreceği, kimin neyi onaylayacağı mevcut iş akışından çıkarılır ve bir yetki matrisiyle belgelenir.
Puantaj yazılımı bordro programının yerine geçer mi?
Hayır; puantaj ve devam verisini hesaplayıp bordro programına aktarır. Bordro ve resmî bildirimler mevcut programınızda ve mali müşavirinizde kalır.
→İlgili sayfalar
Dijital Arşiv hakkında diğer konular
- Dijital arşiv güvenlik ve KVKK uyumuYetki, yedek, log ve KVKK
- Dijital arşiv geliştirme süreciAnalizden yayına aşamalar
- Dijital arşiv: hazır paket mi özel yazılım mı?Hazır çözüm ile özel geliştirmenin farkı
- Dijital arşiv geçiş ve veri aktarımıExcel'den veya eski sistemden geçiş
- Dijital arşiv fiyatlarıMaliyeti belirleyen kalemler ve teklif karşılaştırma
Kilis'te ilgili hizmetler
Güneydoğu Anadolu Bölgesi'ndeki diğer iller
Bu sayfada geçen kavramlar
- tarama
- OCR
- etiket
- laboratuvar
- franchise
- konfigüratör
- arşiv
- zimmet
- ATS
- Kilis