E-posta işleme otomasyonuna geçiş ve veri aktarımı (Mezitli)

01Geçiş senaryoları

Excel'den geçiş

Aynı alanlarla başlanır; ekip alıştığı bilgileri yeni ekranda bulur. Sonra çok kullanıcılı yapı, yetki ve raporlar eklenir.

Eski programdan geçiş

Eski programın verisi dışa aktarılır veya veritabanından okunur; alanlar yeni yapıyla eşleştirilir.

Başka firmanın yazılımından geçiş

Erişimler ve veri devri planlanır; gerekiyorsa eski sistem bir süre salt okunur açık kalır.

02Veri aktarım adımları

1. Envanter: hangi veri nerede, kaç kayıt var, kim kullanıyor
2. Temizlik: mükerrer, eksik ve hatalı kayıtların ayıklanması
3. Eşleştirme: eski alanların yeni sistemdeki karşılıklarının belirlenmesi
4. Deneme aktarımı: örnek veriyle aktarımın test edilmesi
5. Doğrulama: kayıt sayıları ve örnek kayıtların karşılaştırılması
6. Canlı geçiş: planlı zamanda son aktarım ve kısa paralel çalışma

03E-posta işleme otomasyonu planlarken bilinmesi gerekenler

• RAG sistemlerinde belge kalitesi ve güncelliği cevap kalitesini belirler.
• Önce süreç ölçülür: işin adedi ve kişi başı süresi; otomasyonun faydası buradan görünür.
• Şirket verisi dış servislere gönderilecekse KVKK m.9 aktarım şartları ve sözleşmeler değerlendirilir; gerekirse yerel/şirket içi model kurulur.

04Paralel çalışma dönemi

Paralel dönemde kritik işlemler iki sistemde yapılır; bu, yeni sistemin doğru çalıştığını gerçek veriyle kanıtlar.

05Excel'den geçiş hesabı

06Geçişte sık yapılan hatalar

• Deneme aktarımı yapmadan canlıya geçmek
• Mükerrer ve eksik kayıtları temizlemeden taşımak
• Eski sistemi doğrulama bitmeden kapatmak
• Türkçe karakter ve tarih biçimi sorunlarını göz ardı etmek
• Dokümantasyon olmadan tek bir kişiye bağımlı kalmak

07Mezitli'de geçiş planı

Mezitli'nin PTT verisindeki 40 yerleşim kaydı 5 farklı posta koduna dağılır. Birden fazla ilçede ekibi veya şubesi olan işletmelerde e-posta işleme otomasyonu için kullanıcı rolleri, şube bazlı görünürlük ve merkezi raporlar birlikte planlanır.

Yazılım projelerinde analiz, tasarım ve geliştirme çoğunlukla uzaktan, görüntülü toplantılarla yürür; Mezitli'deki işletmelerle ekran paylaşımlı demolar ve ortak bir proje panosu üzerinden çalışılır. Donanım kurulumu, saha keşfi veya kullanıcı eğitimi gereken işlerde yerinde çalışma planlanır.

Aynı ildeki Silifke, Mersin Yenişehir ve Anamur ilçeleri için de e-posta işleme otomasyonu talepleri değerlendirilir; toplantılar uzaktan yapılır.

SSSSık sorulan sorular

→İlgili sayfalar

Bu sayfada geçen kavramlar

• sınıflandırma
• ek işleme
• talep açma
• OCR
• embedding
• RPA
• KVKK
• WhatsApp botu
• Mersin
• Mezitli