Evrakların taranıp aranabilir arşivlenmesi.
01Olmazsa olmaz özellikler
- tarama
- OCR
- etiket
- yetki
02İhtiyaca göre eklenen modüller
Mobil uygulama
Mobil uygulama, ihtiyaç netleştiğinde dijital arşiv içine ayrı bir modül olarak eklenebilir; ilk sürümde zorunlu değildir.
E-imza ve belge arşivi
E-imza ve belge arşivi, ihtiyaç netleştiğinde dijital arşiv içine ayrı bir modül olarak eklenebilir; ilk sürümde zorunlu değildir.
Onay akışları
Onay akışları için kimin kullanacağı ve hangi veriye ihtiyaç duyulacağı analizde belirlenir.
Web tabanlı panel
Web tabanlı panel için kimin kullanacağı ve hangi veriye ihtiyaç duyulacağı analizde belirlenir.
03Dijital arşiv planlarken bilinmesi gerekenler
- kullanıcı rolleri
- raporlama.
- mevcut süreç ve evrak örnekleri
04Kullanıcı rolleri ve yetkiler
| Rol | Görebilir | Yapabilir |
|---|---|---|
| Yönetici | Tüm birimler | Onay ve yetki |
| Birim sorumlusu | Kendi birimi | Onay, atama, rapor |
| Kullanıcı | Kendi kayıtları | Giriş ve takip |
| Denetçi | Salt okunur raporlar | Dışa aktarım |
05Raporlar ve mobil kullanım
Raporlar ilk günden çok sayıda olmamalı; yöneticinin her hafta baktığı birkaç temel rapor kurulur, kullanıldıkça zenginleştirilir.
Telefon ve tablette kullanılacak ekranlar sadeleştirilir; en sık yapılan işlem tek dokunuşla erişilebilir olur.
06Sektöre göre özellik önerileri
- Dernek ve kulüpler: Dijital arşiv, dernek ve kulüpler için iş akışına göre uyarlanır.
- Satış ve bayi ağı: Dijital arşiv, satış ve bayi ağı için iş akışına göre uyarlanır.
- İnşaat ve proje firmaları: Dijital arşiv, inşaat ve proje firmaları için iş akışına göre uyarlanır.
- Tarım ve hayvancılık: Dijital arşiv, tarım ve hayvancılık için iş akışına göre uyarlanır.
07Nevşehir Merkez için özellik planı
PTT kayıtlarında Nevşehir Merkez ilçesine bağlı 64 yerleşim bulunur: 37 mahalle ile 27 köy ve köy yerleşimi.
Mesafe yazılım işinin önünde engel değildir: Nevşehir Merkez'deki ekiplerle görüntülü görüşme, ekran paylaşımı ve test ortamı bağlantısıyla çalışılır; cihaz kurulumu veya saha keşfi gerekirse yerinde ziyaret planlanır.
Nevşehir genelinde Gülşehir, Hacıbektaş ve Acıgöl gibi diğer ilçelerdeki işletmelerle de aynı uzaktan çalışma düzeniyle ilerlenir.
Nevşehir Merkez bölgesinden dijital arşiv için ilk görüşmeyi telefonla yapabiliriz: 0540 003 19 81. İsterseniz kısa bir not bırakın, biz arayalım.
SSSSık sorulan sorular
Hangi özellik ilk sürümde olmalı?
Her gün kullanılacak ve en çok zaman kazandıracak özellikler ilk sürümde olmalıdır; diğerleri kullanım verisine göre eklenir.
Özellik listesini nasıl hazırlamalıyım?
Bugün nasıl çalıştığınızı, en çok zaman alan işi ve olmazsa iş yapılamayacak adımları yazmanız yeterli; teknik listeyi analizde birlikte çıkarırız.
Tüm özellikler ilk sürümde mi olmalı?
Hayır. İlk sürüm en çok zaman kaybettiren işi çözmeye odaklanır; diğer özellikler kullanım verisi ve geri bildirimle sürüm planına alınır.
Kullanıcı rolleri nasıl belirlenir?
Kimin neyi göreceği, kimin neyi onaylayacağı mevcut iş akışından çıkarılır ve bir yetki matrisiyle belgelenir.
Dijital arşiv için hangi bilgiler hazırlanmalı?
Mevcut sürecin kısa anlatımı, kullanılan dosya ve program örnekleri, kullanıcı sayısı ve tarama gibi beklentiler ilk görüşme için yeterlidir; kapsam analizde netleşir.
Puantaj yazılımı bordro programının yerine geçer mi?
Hayır; puantaj ve devam verisini hesaplayıp bordro programına aktarır. Bordro ve resmî bildirimler mevcut programınızda ve mali müşavirinizde kalır.
Dijital arşiv sonradan genişletilebilir mi?
Evet. OCR gibi özellikler ilk sürümde olmasa da modüler yapı sayesinde sürüm planıyla eklenebilir.
Nevşehir Merkez'den yazıyorum; toplantılar nasıl yapılıyor?
İşin büyük bölümü uzaktan yürür: ilk görüşme telefonla, sonraki toplantılar görüntülü yapılır. Kurulum ya da eğitim gerekiyorsa yerinde çalışma takvime eklenir.
→İlgili sayfalar
Dijital Arşiv hakkında diğer konular
- Dijital arşiv yaptırmaKapsam, süreç ve iletişim
- Dijital arşiv fiyatlarıMaliyeti belirleyen kalemler ve teklif karşılaştırma
- Dijital arşiv: hazır paket mi özel yazılım mı?Hazır çözüm ile özel geliştirmenin farkı
- Dijital arşiv bakım ve destekYayın sonrası bakım, güncelleme ve destek
- Dijital arşiv güvenlik ve KVKK uyumuYetki, yedek, log ve KVKK
Nevşehir Merkez'de ilgili hizmetler
Nevşehir içindeki diğer ilçeler
Bu sayfada geçen kavramlar
- tarama
- OCR
- etiket
- laboratuvar
- franchise
- konfigüratör
- bayi
- arşiv
- hakediş
- garanti
- Nevşehir
- Merkez