Derepazarı'nda e-posta işleme otomasyonu yaptırmak

01E-posta işleme otomasyonu nedir, kimler için uygun?

Her işletmenin ihtiyacı farklıdır; yine de çoğu e-posta işleme otomasyonu projesinde şu başlıklar konuşulur:

• ek işleme
• sınıflandırma
• talep açma

Bu projeler çoğu zaman otomatik fatura okuma, rapor otomasyonu ve OCR yazılımı ve entegrasyonu gibi işlerle birlikte ele alınır.

02Hangi durumlarda e-posta işleme otomasyonu yaptırılır?

Sınıflandırma gerektiğinde

Sınıflandırma, e-posta işleme otomasyonu projesinde kapsamın başında konuşulan başlıklardandır; analizde kimin kullanacağı ve nasıl çalışacağı netleştirilir.

Belgelerden veri elle aktarıldığında

Fatura, form ve belgelerdeki alanlar okunur; kullanıcı doğrulama ekranında onaylayıp aktarır.

Şirket bilgisi dağınık olduğunda

Doküman ve prosedürlerden yetkiye göre cevap veren bir iç asistan kurulur.

03E-posta işleme otomasyonu planlarken bilinmesi gerekenler

• WhatsApp ve SMS otomasyonlarında Meta kuralları ve İYS onayı gözetilir.
• RAG sistemlerinde belge kalitesi ve güncelliği cevap kalitesini belirler.
• Önce süreç ölçülür: işin adedi ve kişi başı süresi; otomasyonun faydası buradan görünür.

04Sık karşılaşılan durumlar

05Derepazarı'nda e-posta işleme otomasyonu: çalışma düzeni

PTT kayıtlarında Derepazarı ilçesine bağlı 18 yerleşim bulunur: 8 mahalle ile 10 köy ve köy yerleşimi.

Mesafe yazılım işinin önünde engel değildir: Derepazarı'ndaki ekiplerle görüntülü görüşme, ekran paylaşımı ve test ortamı bağlantısıyla çalışılır; cihaz kurulumu veya saha keşfi gerekirse yerinde ziyaret planlanır.

Rize genelinde Hemşin, İyidere ve Rize Pazar gibi diğer ilçelerdeki işletmelerle de aynı uzaktan çalışma düzeniyle ilerlenir.

06Çalışma adımları

1. İlk görüşme: Telefon, WhatsApp veya form üzerinden ihtiyacınızı ve mevcut durumu dinleriz.
2. Analiz: Süreç, kullanıcı rolleri, kullandığınız Excel veya eski sistem örnekleri ve bağlanacak sistemler incelenir.
3. Kapsam ve yazılı teklif: Hangi işin hangi aşamada teslim edileceği ve neyin kapsam dışı olduğu teklifte açıkça yazılır.
4. Tasarım ve prototip: Temel ekranlar çizilir; kullanıcıların geri bildirimiyle akış sadeleştirilir.
5. Geliştirme ve test: Kod sürüm kontrolüyle yönetilir, kritik akışlar otomatik testlerle korunur.
6. Yayın, veri aktarımı ve eğitim: Canlıya geçiş planlı bir zamanda yapılır; ilk günlerde kullanım yakından izlenir.
7. Bakım ve destek: Yeni ihtiyaçlar sürüm planına alınır; sistem kullanıldıkça geliştirilir.

07Rakamlarla örnek bir senaryo

08Ekip ve çalışma biçimimiz

Projeler tasarım, yazılım geliştirme, test ve yayın adımlarını kapsayan bir ekiple yürütülür. Sürüm kontrolü (Git), otomatik testler (Playwright), konteyner tabanlı yayın (Docker), sürekli entegrasyon ve izleme araçları standart çalışma düzenimizin parçasıdır.

• Her değişiklik önce test ortamında denenir.
• Kapsam ve teslim kriterleri yazılı olur.
• KVKK baştan tasarlanır.

Türkiye'nin 81 ilindeki işletmelerle uzaktan çalışıyoruz; Rize de bunlardan biri.

09Hangi durumlarda profesyonel destek gerekir?

E-posta işleme otomasyonu işlerinde bazı durumlar plansız ilerlerse sonradan pahalıya mal olur:

• Belgeler elle yazılıyor: OCR yok.
• Chatbot yanlış bilgi veriyor: kaynak belge yok/eski.
• Kişisel veya finansal verinin işlendiği akışlar
• Birden fazla sistemle entegrasyon gerektiren işler

SSSSık sorulan sorular

→İlgili sayfalar

Bu sayfada geçen kavramlar

• sınıflandırma
• ek işleme
• talep açma
• OCR
• embedding
• RPA
• RAG
• prompt
• insan onayı
• Rize
• Derepazarı