Evrakların taranıp aranabilir arşivlenmesi.
01Dijital arşiv nedir, kimler için uygun?
Dijital arşiv projelerinde ihtiyaca göre şu özellikler bir araya getirilir:
- tarama
- etiket
- OCR
- yetki
Dijital arşiv ile birlikte sık planlanan işler arasında özel üretim teklif sistemi, iş ortağı ve tedarikçi portalı ve fiyat hesaplama yazılımı bulunur.
02Hangi durumlarda dijital arşiv yaptırılır?
Tarama gerektiğinde
Tarama, dijital arşiv projesinde kapsamın başında konuşulan başlıklardandır; analizde kimin kullanacağı ve nasıl çalışacağı netleştirilir.
Hesaplar elle ve hataya açık yapıldığında
Prim, fiyat, mesai veya hakediş gibi hesaplar kurala bağlanır; sonuç her seferinde aynı yöntemle çıkar.
Mevzuata bağlı kayıtlar tutulması gerektiğinde
Kayıtlar genel kurallara uygun tutulur; resmî hesap ve bildirim sistemlerinin yerine geçmez, onları besler.
03Sık karşılaşılan durumlar
| Durum | Olası neden | Çözüm |
|---|---|---|
| Hesaplamalar kişiden kişiye değişiyor | Kurallar yazılı değil, Excel formülleri farklı | Tek kural motoru ve değişiklik kaydı |
| Onaylar gecikiyor | Onay zinciri e-posta ve telefonla yürüyor | Bildirimli dijital onay akışı |
| Belgeler bulunamıyor | Evrak klasörlerde ve e-postalarda dağınık | Etiketli, yetkili ve aranabilir dijital arşiv |
04Artova'da dijital arşiv: çalışma düzeni
Artova'nın PTT verisindeki 37 yerleşim kaydı 2 farklı posta koduna dağılır. Artova'da PTT kayıtlarının 32 tanesi köy veya köy yerleşimidir; geniş bir alana yayılan ilçelerde kapsama alanının zayıf olduğu noktalar için dijital arşiv çevrimdışı kayıt ve bağlantı gelince eşitleme mantığıyla planlanabilir.
Mesafe yazılım işinin önünde engel değildir: Artova'daki ekiplerle görüntülü görüşme, ekran paylaşımı ve test ortamı bağlantısıyla çalışılır; cihaz kurulumu veya saha keşfi gerekirse yerinde ziyaret planlanır.
Aynı ildeki Sulusaray, Niksar ve Almus ilçeleri için de dijital arşiv talepleri değerlendirilir; toplantılar uzaktan yapılır.
Artova bölgesinden dijital arşiv için ilk görüşmeyi telefonla yapabiliriz: 0540 003 19 81. İsterseniz kısa bir not bırakın, biz arayalım.
05Çalışma adımları
- İlk görüşme: Telefon, WhatsApp veya form üzerinden ihtiyacınızı ve mevcut durumu dinleriz.
- Analiz: Süreç, kullanıcı rolleri, kullandığınız Excel veya eski sistem örnekleri ve bağlanacak sistemler incelenir.
- Kapsam ve yazılı teklif: Hangi işin hangi aşamada teslim edileceği ve neyin kapsam dışı olduğu teklifte açıkça yazılır.
- Tasarım ve prototip: Ekran akışları ve tasarımlar hazırlanır, onayınızdan sonra geliştirmeye geçilir.
- Geliştirme ve test: Her teslimde çalışan bir sürüm test ortamında paylaşılır; hatalar canlıya çıkmadan giderilir.
- Yayın, veri aktarımı ve eğitim: Mevcut veriler aktarılır, sistem yayına alınır ve kullanıcılara eğitim verilir.
- Bakım ve destek: Yeni ihtiyaçlar sürüm planına alınır; sistem kullanıldıkça geliştirilir.
Notentegrasyonlar
06Rakamlarla örnek bir senaryo
Örnek: belge işleme yükü
- Günlük belge
- 50
- Belge başına elle işlem
- 1 dk
- Aylık süre (22 iş günü)
- 18,3 saat
- OCR sonrası elle kontrol edilecek (%5)
- günde 3 belge
Not: örnek hesaptır; kesin plan analizde çıkar.
07Ekip ve çalışma biçimimiz
Tasarım, geliştirme, test ve yayın adımları aynı ekip içinde yürür. Kod Git ile sürümlenir, kritik akışlar Playwright testleriyle korunur, yayın Docker konteynerleriyle tekrarlanabilir biçimde yapılır.
- Her değişiklik önce test ortamında denenir.
- Kapsam ve teslim kriterleri yazılı olur.
- Kaynak kod ve veri işletmeye teslim edilir.
Türkiye'nin 81 ilindeki işletmelerle uzaktan çalışıyoruz; Tokat da bunlardan biri.
08Hangi durumlarda profesyonel destek gerekir?
Dijital arşiv işlerinde bazı durumlar plansız ilerlerse sonradan pahalıya mal olur:
- Onaylar gecikiyor: onay zinciri e-posta ve telefonla yürüyor.
- Hesaplamalar kişiden kişiye değişiyor: kurallar yazılı değil, Excel formülleri farklı.
- Kişisel veya finansal verinin işlendiği akışlar
- Birden fazla sistemle entegrasyon gerektiren işler
SSSSık sorulan sorular
Dijital arşiv hazır program yerine neden yaptırılır?
Hazır programlar genel ihtiyaca göre tasarlanır; işinize özgü kurallar, onay adımları veya entegrasyonlar varsa özel geliştirme bu farkı kapatır.
Dijital arşiv sonradan genişletilebilir mi?
Evet. OCR gibi özellikler ilk sürümde olmasa da modüler yapı sayesinde sürüm planıyla eklenebilir.
Sonradan özellik ekleyebilir miyiz?
Evet; yazılım modüler planlanır, yeni özellikler sürüm planıyla eklenir.
Artova'dan yazıyorum; toplantılar nasıl yapılıyor?
İşin büyük bölümü uzaktan yürür: ilk görüşme telefonla, sonraki toplantılar görüntülü yapılır. Kurulum ya da eğitim gerekiyorsa yerinde çalışma takvime eklenir.
Dijital arşiv için hangi bilgiler hazırlanmalı?
Mevcut sürecin kısa anlatımı, kullanılan dosya ve program örnekleri, kullanıcı sayısı ve tarama gibi beklentiler ilk görüşme için yeterlidir; kapsam analizde netleşir.
Dijital arşiv için ilk adım nedir?
Kısa bir görüşmeyle ihtiyacı ve mevcut durumu konuşuruz. 0540 003 19 81 numarasını arayabilir veya WhatsApp'tan birkaç cümleyle yazabilirsiniz.
Tokat dışındaki işletmelere de hizmet veriyor musunuz?
Hayır, Türkiye'nin her ilindeki işletmelerle çalışıyoruz; Karadeniz Bölgesi dahil tüm bölgelerde süreç aynı düzenle yürür.
Proje ne kadar sürer?
Süre kapsam, entegrasyonlar ve içerik/veri hazırlığına göre değişir; analizden sonra aşamalı bir plan paylaşılır.
→İlgili sayfalar
Dijital Arşiv hakkında diğer konular
Artova'da ilgili hizmetler
Tokat içindeki diğer ilçeler
Bu sayfada geçen kavramlar
- tarama
- OCR
- etiket
- laboratuvar
- franchise
- konfigüratör
- İK
- ATS
- prim
- Tokat
- Artova