Dernekpazarı'nda dijital arşiv yaptırmak

01Dijital arşiv ile neler yapılır?

Dijital arşiv projelerinde ihtiyaca göre şu özellikler bir araya getirilir:

• tarama
• yetki
• etiket
• OCR

Bu projeler çoğu zaman özel üretim teklif sistemi, iş ortağı ve tedarikçi portalı ve fiyat hesaplama yazılımı gibi işlerle birlikte ele alınır.

02Hangi durumlarda dijital arşiv yaptırılır?

Tarama gerektiğinde

Tarama, dijital arşiv projesinde kapsamın başında konuşulan başlıklardandır; analizde kimin kullanacağı ve nasıl çalışacağı netleştirilir.

Hesaplar elle ve hataya açık yapıldığında

Prim, fiyat, mesai veya hakediş gibi hesaplar kurala bağlanır; sonuç her seferinde aynı yöntemle çıkar.

Mevzuata bağlı kayıtlar tutulması gerektiğinde

Kayıtlar genel kurallara uygun tutulur; resmî hesap ve bildirim sistemlerinin yerine geçmez, onları besler.

03Dijital arşiv planlarken bilinmesi gerekenler

• mevcut süreç ve evrak örnekleri
• mevzuat (İş Kanunu, KVKK, e-imza)
• entegrasyonlar

04Dernekpazarı'nda dijital arşiv: çalışma düzeni

Dernekpazarı'nın PTT verisindeki 14 yerleşim kaydı 1 farklı posta koduna dağılır. Büyükşehirlerde merkez ve şube yapısıyla çalışan işletmeler için dijital arşiv tasarımında merkez-şube yetki yapısı ve birleşik raporlama öne çıkar.

Mesafe yazılım işinin önünde engel değildir: Dernekpazarı'ndaki ekiplerle görüntülü görüşme, ekran paylaşımı ve test ortamı bağlantısıyla çalışılır; cihaz kurulumu veya saha keşfi gerekirse yerinde ziyaret planlanır.

Aynı ildeki Hayrat, Sürmene ve Çaykara ilçeleri için de dijital arşiv talepleri değerlendirilir; toplantılar uzaktan yapılır.

05Çalışma adımları

1. İlk görüşme: İlk temas telefonla ya da WhatsApp'tan olur; işin kapsamını anlamak için birkaç temel soru sorarız.
2. Analiz: Ekranlar, raporlar ve entegrasyonlar için gerçek örnekler üzerinden ihtiyaç listesi çıkarılır.
3. Kapsam ve yazılı teklif: Modüller, aşamalar ve teslim kriterleri yazılı bir kapsamla belirlenir; teklif bu kapsama göre verilir.
4. Tasarım ve prototip: Tıklanabilir bir prototiple kullanıcı yolculuğu baştan sona denenir.
5. Geliştirme ve test: Geliştirme aşamalı ilerler; her aşama test ortamında denenip onaylanır.
6. Yayın, veri aktarımı ve eğitim: Canlıya geçiş planlı bir zamanda yapılır; ilk günlerde kullanım yakından izlenir.
7. Bakım ve destek: Yeni ihtiyaçlar sürüm planına alınır; sistem kullanıldıkça geliştirilir.

06Rakamlarla örnek bir senaryo

07Çalışma düzenimiz

Projeler tasarım, yazılım geliştirme, test ve yayın adımlarını kapsayan bir ekiple yürütülür. Sürüm kontrolü (Git), otomatik testler (Playwright), konteyner tabanlı yayın (Docker), sürekli entegrasyon ve izleme araçları standart çalışma düzenimizin parçasıdır.

• Alan adı ve sunucu hesapları işletme adına açılır.
• Kapsam ve teslim kriterleri yazılı olur.
• Ölçülebilir hedefler konur: arama ve WhatsApp tıklaması, form talebi, işlem süresi.

Türkiye'nin 81 ilindeki işletmelerle uzaktan çalışıyoruz; Trabzon da bunlardan biri.

08Hangi durumlarda profesyonel destek gerekir?

Dijital arşiv işlerinde bazı durumlar plansız ilerlerse sonradan pahalıya mal olur:

• Belgeler bulunamıyor: evrak klasörlerde ve e-postalarda dağınık.
• Saha verisi geç geliyor: formlar kâğıtla dolduruluyor.
• Kişisel veya finansal verinin işlendiği akışlar
• Birden fazla sistemle entegrasyon gerektiren işler

SSSSık sorulan sorular

→İlgili sayfalar

Bu sayfada geçen kavramlar

• tarama
• OCR
• etiket
• laboratuvar
• franchise
• konfigüratör
• zimmet
• arşiv
• Trabzon
• Dernekpazarı