Maçka, Trabzon: Dijital Arşiv KOBİ'ler İçin

Evrakların taranıp aranabilir arşivlenmesi.

01KOBİ'nin gerçek ihtiyacı: küçük başlamak

KOBİ'lerde yazılımın değeri, ekibin her gün yaptığı işi ne kadar kısalttığıyla ölçülür. Kapsamlı ama kullanılmayan bir sistem yerine az ama her gün kullanılan bir sistem daha değerlidir.

OCR
yetki
tarama

02Aşamalı yol haritası

İlk sürüm (MVP): en çok zaman kaybettiren iş
Kullanıcı geri bildirimiyle düzeltmeler
İkinci modül: rapor veya entegrasyon
Mobil erişim ve bildirimler
Büyüme: yeni şube, yeni rol, yeni kanal

03Dijital arşiv planlarken bilinmesi gerekenler

mevzuat (İş Kanunu, KVKK, e-imza)
entegrasyonlar
mevcut süreç ve evrak örnekleri

04Dijital arşiv hangi ihtiyaca cevap verir?

Evrak ve belgeler kaybolduğunda

Belgeler yetkiye göre arşivlenir, aranabilir ve sürümüyle saklanır.

Mevzuata bağlı kayıtlar tutulması gerektiğinde

Kayıtlar genel kurallara uygun tutulur; resmî hesap ve bildirim sistemlerinin yerine geçmez, onları besler.

05Bütçeyi koruyan tercihler

Bulut barındırmayla donanım yatırımını ertelemek
Raporları önce temel düzeyde kurup kullanıldıkça zenginleştirmek
İlk sürümde yalnız en çok zaman kaybettiren işi çözmek
Hazır servisleri (ödeme, e-posta, harita) baştan yazmak yerine kullanmak

06Destek ve hibe notu

KOSGEB ve benzeri kurumların dijitalleşme destek programları dönemsel olarak açılır; güncel çağrıları ilgili kurumdan kontrol edin.

07Maçka'da KOBİ'lerle çalışma düzeni

PTT kayıtlarında Maçka ilçesine bağlı 67 yerleşim bulunur. Büyükşehirlerde merkez ve şube yapısıyla çalışan işletmeler için dijital arşiv tasarımında merkez-şube yetki yapısı ve birleşik raporlama öne çıkar.

Yazılım projelerinde analiz, tasarım ve geliştirme çoğunlukla uzaktan, görüntülü toplantılarla yürür; Maçka'daki işletmelerle ekran paylaşımlı demolar ve ortak bir proje panosu üzerinden çalışılır. Donanım kurulumu, saha keşfi veya kullanıcı eğitimi gereken işlerde yerinde çalışma planlanır.

Trabzon genelinde Yomra, Trabzon Köprübaşı ve Düzköy gibi diğer ilçelerdeki işletmelerle de aynı uzaktan çalışma düzeniyle ilerlenir.

Dijital arşivi planlıyorsanız 0540 003 19 81 numarasını arayın veya WhatsApp'tan ihtiyacınızı birkaç cümleyle yazın; teklif formunu da doldurabilirsiniz.

Hemen ara WhatsApp Teklif formu

08Örnek: küçük ölçekli başlangıç

Örnek: belge işleme yükü

Günlük belge: 1.920
Belge başına elle işlem: 4 dk
Aylık süre (22 iş günü): 2.816 saat
OCR sonrası elle kontrol edilecek (%7): günde 134 belge

Not: örnek hesaptır; kesin plan analizde çıkar.

SSSSık sorulan sorular

Devlet desteğinden yararlanabilir miyiz?

KOSGEB ve benzeri kurumların dijitalleşme destek programları dönemsel olarak açılır; güncel çağrıları ilgili kurumdan kontrol edin.

Dijital arşiv için hangi bilgiler hazırlanmalı?

Mevcut sürecin kısa anlatımı, kullanılan dosya ve program örnekleri, kullanıcı sayısı ve tarama gibi beklentiler ilk görüşme için yeterlidir; kapsam analizde netleşir.

Puantaj yazılımı bordro programının yerine geçer mi?

Hayır; puantaj ve devam verisini hesaplayıp bordro programına aktarır. Bordro ve resmî bildirimler mevcut programınızda ve mali müşavirinizde kalır.

Dijital arşiv sonradan genişletilebilir mi?

Evet. OCR gibi özellikler ilk sürümde olmasa da modüler yapı sayesinde sürüm planıyla eklenebilir.

Trabzon dışındaki işletmelere de hizmet veriyor musunuz?

Hayır, Türkiye'nin her ilindeki işletmelerle çalışıyoruz; Karadeniz Bölgesi dahil tüm bölgelerde süreç aynı düzenle yürür.

Maçka'dan yazıyorum; toplantılar nasıl yapılıyor?

İşin büyük bölümü uzaktan yürür: ilk görüşme telefonla, sonraki toplantılar görüntülü yapılır. Kurulum ya da eğitim gerekiyorsa yerinde çalışma takvime eklenir.

KOBİ için ne kadar küçük başlanabilir?

Tek bir süreci çözen birkaç ekranla başlanabilir; asıl önemli olan sistemin her gün kullanılmasıdır.

Küçük bir işletme için dijital arşiv gerekli mi?

Ekip birkaç kişiyi geçtiğinde ve aynı bilgi birden fazla yerde tutulmaya başladığında küçük bir sistem bile belirgin zaman kazandırır. Önce mevcut araçlarla çözülüp çözülemeyeceğine birlikte bakarız.

→İlgili sayfalar

Dijital Arşiv hakkında diğer konular

Maçka'da ilgili hizmetler

Trabzon içindeki diğer ilçeler

Genel sayfalar

Bu sayfada geçen kavramlar

tarama
OCR
etiket
laboratuvar
franchise
konfigüratör
prim
İK
şikâyet
Trabzon
Maçka

Maçka'daki KOBİ'ler için dijital arşiv