Evrakların taranıp aranabilir arşivlenmesi.
01Olmazsa olmaz özellikler
- tarama
- OCR
- etiket
- yetki
02İhtiyaca göre eklenen modüller
Onay akışları
Bu modül, iş akışınız gerektiriyorsa kapsamın başında konuşulur; aksi halde sonraki sürüm planına bırakılabilir.
E-imza ve belge arşivi
E-imza ve belge arşivi için kimin kullanacağı ve hangi veriye ihtiyaç duyulacağı analizde belirlenir.
Kural motoru
Kural motoru, ihtiyaç netleştiğinde dijital arşiv içine ayrı bir modül olarak eklenebilir; ilk sürümde zorunlu değildir.
Mobil uygulama
Bu modül, iş akışınız gerektiriyorsa kapsamın başında konuşulur; aksi halde sonraki sürüm planına bırakılabilir.
03Dijital arşiv planlarken bilinmesi gerekenler
- mevcut süreç ve evrak örnekleri
- kullanıcı rolleri
- mevzuat (İş Kanunu, KVKK, e-imza)
04Sık karşılaşılan durumlar
| Durum | Olası neden | Çözüm |
|---|---|---|
| Belgeler bulunamıyor | Evrak klasörlerde ve e-postalarda dağınık | Etiketli, yetkili ve aranabilir dijital arşiv |
| Hesaplamalar kişiden kişiye değişiyor | Kurallar yazılı değil, Excel formülleri farklı | Tek kural motoru ve değişiklik kaydı |
| Onaylar gecikiyor | Onay zinciri e-posta ve telefonla yürüyor | Bildirimli dijital onay akışı |
05Kullanıcı rolleri ve yetkiler
| Rol | Görebilir | Yapabilir |
|---|---|---|
| Yönetici | Tüm kayıtlar ve raporlar | Kullanıcı ve ayar yönetimi |
| Çalışan | Kendi işleri ve atananlar | Kayıt girişi ve güncelleme |
| Müşteri / bayi | Kendi kayıtları | Talep ve sipariş |
06Raporlar ve mobil kullanım
Rapor ihtiyacı, kararların hangi rakamlara bakılarak verildiği sorusuyla belirlenir; her rapor bir karara hizmet etmelidir.
Telefon ve tablette kullanılacak ekranlar sadeleştirilir; en sık yapılan işlem tek dokunuşla erişilebilir olur.
07Sektöre göre özellik önerileri
- Dernek ve kulüpler: Dijital arşiv, dernek ve kulüpler için iş akışına göre uyarlanır.
- Servis ve saha ekipleri: Dijital arşiv, servis ve saha ekipleri için iş akışına göre uyarlanır.
- İnsan kaynakları: İzin, özlük ve belge takibi tek kartta toplanır.
- Tarım ve hayvancılık: Dijital arşiv, tarım ve hayvancılık için iş akışına göre uyarlanır.
08Pülümür için özellik planı
Pülümür'ün PTT verisindeki 130 yerleşim kaydı 2 farklı posta koduna dağılır. Pülümür'de PTT kayıtlarının 125 tanesi köy veya köy yerleşimidir; geniş bir alana yayılan ilçelerde kapsama alanının zayıf olduğu noktalar için dijital arşiv çevrimdışı kayıt ve bağlantı gelince eşitleme mantığıyla planlanabilir.
Mesafe yazılım işinin önünde engel değildir: Pülümür'deki ekiplerle görüntülü görüşme, ekran paylaşımı ve test ortamı bağlantısıyla çalışılır; cihaz kurulumu veya saha keşfi gerekirse yerinde ziyaret planlanır.
Tunceli genelinde Pertek, Tunceli Ovacık ve Hozat gibi diğer ilçelerdeki işletmelerle de aynı uzaktan çalışma düzeniyle ilerlenir.
Pülümür bölgesinden dijital arşiv için ilk görüşmeyi telefonla yapabiliriz: 0540 003 19 81. İsterseniz kısa bir not bırakın, biz arayalım.
SSSSık sorulan sorular
Puantaj yazılımı bordro programının yerine geçer mi?
Hayır; puantaj ve devam verisini hesaplayıp bordro programına aktarır. Bordro ve resmî bildirimler mevcut programınızda ve mali müşavirinizde kalır.
Dijital arşiv sonradan genişletilebilir mi?
Evet. OCR gibi özellikler ilk sürümde olmasa da modüler yapı sayesinde sürüm planıyla eklenebilir.
Özellik listesini nasıl hazırlamalıyım?
Bugün nasıl çalıştığınızı, en çok zaman alan işi ve olmazsa iş yapılamayacak adımları yazmanız yeterli; teknik listeyi analizde birlikte çıkarırız.
Kullanıcı rolleri nasıl belirlenir?
Kimin neyi göreceği, kimin neyi onaylayacağı mevcut iş akışından çıkarılır ve bir yetki matrisiyle belgelenir.
Dijital arşiv için hangi bilgiler hazırlanmalı?
Mevcut sürecin kısa anlatımı, kullanılan dosya ve program örnekleri, kullanıcı sayısı ve tarama gibi beklentiler ilk görüşme için yeterlidir; kapsam analizde netleşir.
Hangi özellik ilk sürümde olmalı?
Her gün kullanılacak ve en çok zaman kazandıracak özellikler ilk sürümde olmalıdır; diğerleri kullanım verisine göre eklenir.
Pülümür'de yüz yüze görüşebilir miyiz?
Toplantılar görüntülü yapılır ve ekran paylaşımıyla ilerler. Cihaz kurulumu, saha incelemesi veya ekip eğitimi gibi yerinde bulunmayı gerektiren adımlar ayrıca planlanır.
Tüm özellikler ilk sürümde mi olmalı?
Hayır. İlk sürüm en çok zaman kaybettiren işi çözmeye odaklanır; diğer özellikler kullanım verisi ve geri bildirimle sürüm planına alınır.
→İlgili sayfalar
Dijital Arşiv hakkında diğer konular
- Dijital arşiv geliştirme süreciAnalizden yayına aşamalar
- Dijital arşiv entegrasyonlarıBağlanabilecek sistemler
- Dijital arşiv fiyatlarıMaliyeti belirleyen kalemler ve teklif karşılaştırma
- Dijital arşiv teknolojileriTeknoloji seçimi ve mimari
- Dijital arşiv bakım ve destekYayın sonrası bakım, güncelleme ve destek
Pülümür'de ilgili hizmetler
Tunceli içindeki diğer ilçeler
Bu sayfada geçen kavramlar
- tarama
- OCR
- etiket
- laboratuvar
- franchise
- konfigüratör
- arşiv
- İK
- prim
- Tunceli
- Pülümür